Dla wielu firm znalezienie lub przeprowadzka do odpowiedniej powierzchni biurowej ma ogromne znaczenie. Jednak niewielu najemców nieruchomości komercyjnych ma doświadczenie w oszczędzaniu czasu i wciąż prowadzi negocjacje, aby uzyskać najlepszą ofertę. Przedstawiciel najemcy lub „przedstawiciel najemcy” może wykonać cenną usługę dla najemców nieruchomości komercyjnych. Przedstawicielem najemcy jest często profesjonalny pośrednik w obrocie nieruchomościami, który pracuje wyłącznie dla najemcy.
Zanim najemca komercyjny zatrudni przedstawiciela najemcy, powinien mieć podstawową wiedzę na temat tego, co robi. Ważną funkcją przedstawiciela najemcy jest analiza lokalizacji. Jeśli dochody właściciela firmy spadają z powodu złej lokalizacji firmy, przedstawiciel może przeanalizować firmę i lokalizację i zalecić przeprowadzkę lub zmianę sposobu wykorzystania przestrzeni. Kolejnym istotnym elementem pracy jest analiza stanu budynku. Obawy dotyczące bezpieczeństwa mogą być rozwiane przez przedstawiciela najemcy lub może on zalecić pewne naprawy lub relokację.
W przypadku, gdy relokacja jest najlepszą opcją dla najemcy komercyjnego, przedstawiciel najemcy może występować w roli adwokata właściciela firmy w negocjacjach z właścicielem nowej powierzchni biurowej. Idealny przedstawiciel będzie posiadał fachowe umiejętności negocjacyjne, które zachęcą do pomyślnego wyniku. Sam fakt posiadania przedstawicielstwa może dać najemcy przewagę w negocjacjach, której prawdopodobnie nie miałby w innym przypadku. Możliwe jest również, że doświadczony przedstawiciel najemcy będzie zaznajomiony z wynajmującym, co dodatkowo zwiększy potencjalną korzyść z reprezentacji
Dokumenty najmu mogą być często skomplikowane, zwłaszcza dla najemcy bez znajomości języka umowy, a tym samym dokładnego charakteru samych dokumentów. Przedstawiciel najemcy będzie miał gruntowną wiedzę o tym, jakie dokumenty są wymagane, jak je dostosować oraz na co należy, a czego nie należy się uzgadniać.
Aby uzyskać wszystkie korzyści płynące ze współpracy z przedstawicielem najemcy, należy podjąć kilka środków ostrożności, wybierając przedstawiciela, który będzie Cię reprezentować. Musi najpierw być wolny od wszelkich konfliktów interesów podczas pracy z najemcą. Po drugie, najemca musi zrozumieć, w jaki sposób przedstawiciel oczekuje zapłaty i przez kogo. Przedstawiciel musi również być w stanie udowodnić, że zna się na aktualnych warunkach rynkowych i cieszy się dobrą opinią wśród swoich kolegów z tej samej branży. Jeśli najemca podejmie te kroki przed bliską współpracą z kimś, prawdopodobnie uniknie kosztownych błędów.