Istnieje wiele sposobów zapobiegania oszustwom popełnianym przy użyciu firmowych kart kredytowych. Podobnie jak w przypadku zapobiegania oszustwom osobistym, najważniejszym krokiem, jaki należy podjąć w przypadku oszustw związanych z firmowymi kartami kredytowymi, jest ścisłe obserwowanie wszystkich kont i szybkie zgłaszanie wszelkich nieautoryzowanych lub nietypowych działań. Ponieważ biznesowe karty kredytowe mogą mieć bardzo wysokie limity kredytowe, aby ułatwić duże transakcje, utrzymywanie takich kart tak fizycznie, jak to możliwe, ma również kluczowe znaczenie.
Kiedy funkcjonariusze i pracownicy otrzymują służbowe karty kredytowe, powinni zapoznać się z polityką firmy dotyczącą kart kredytowych. Karty powinny być używane tylko do autoryzowanych wydatków służbowych i nie powinny być pożyczane ani udostępniane innym. Ludzie powinni przechowywać przejrzystą dokumentację i składać ją wraz ze swoimi wyciągami, aby wykazać, że na wyciągu nie ma żadnych nieuczciwych lub osobistych transakcji.
Osobom posiadającym karty firmowe należy przypomnieć, że to oni są odpowiedzialni za zabezpieczenie kart znajdujących się pod ich opieką. Jeśli to możliwe, powinni fizycznie przeciągać karty, a nie przesyłać numery przez telefon lub online. Ponadto powinni dokładnie przejrzeć wszystkie oświadczenia pod kątem jakichkolwiek oznak szczególnej aktywności. Taka czynność powinna być niezwłocznie zgłoszona wystawcy karty i firmie, aby karta mogła zostać anulowana i uniemożliwić dalsze transakcje.
Firmy powinny również dokładnie rozważyć, czy poszczególni pracownicy potrzebują kart kredytowych. Oszustwa związane z firmowymi kartami kredytowymi można ograniczyć, utrzymując niską liczbę kont związanych z firmą oraz ograniczając linie kredytowe na poszczególnych kartach. Pracownik, który otrzymał kartę kredytową tylko na zakup benzyny, prawdopodobnie nie potrzebuje dużej linii kredytowej lub może otrzymać specjalną kartę gazową, której można używać tylko do zakupu paliwa.
Powszechna forma oszustw związanych z firmowymi kartami kredytowymi ma miejsce, gdy pracownicy odchodzą, a ich karty nie są odbierane i anulowane. Gdy pracownik rezygnuje lub zostaje zwolniony, wszelkie zabezpieczone przedmioty, które pracownik posiada, w tym klucze do biura, dowody osobiste, karty kredytowe, laptopy, telefony służbowe i inne materiały, powinny zostać zebrane. Jeśli pracownicy zgubią którykolwiek z tych przedmiotów, stratę należy natychmiast zgłosić, aby firma mogła w razie potrzeby podjąć środki bezpieczeństwa.
Sprzedawcy mogą być kolejnym źródłem oszustw związanych z firmowymi kartami kredytowymi, przypadkowo lub umyślnie. Firmy powinny współpracować tylko z dostawcami, którzy potrafią obsługiwać zabezpieczone transakcje i powinny pytać dostawców o bezpieczeństwo ich dokumentacji biznesowej. Wskazane jest również, aby zapytać dostawców o ich zasady pobierania opłat, aby upewnić się, że uzasadnione obciążenie nie zostanie przypadkowo uznane za oszustwo związane z kartą kredytową firmy.