Większość organizacji korzystających z usług konferencji audio decyduje się na skorzystanie z usług niezawodnego dostawcy połączeń konferencyjnych. Zazwyczaj istnieje stała stawka za minutę połączenia z konferencją, która jest obciążana nadawcą połączenia. Jest jednak inna opcja, która może być bardzo pomocna dla organizacji non-profit i firm, które nie są w stanie przeznaczyć dużych pieniędzy na usługi telekonferencji. Ta opcja to bezpłatna usługa połączenia konferencyjnego. W przypadku bezpłatnego połączenia konferencyjnego klient nie jest obciążany żadnymi opłatami za konferencję, więc nie ma faktury do zapłaty. Oto kilka informacji o tym, jak działają bezpłatne konferencje i kiedy usługa może być realną opcją.
W czasie wybranym przez nadawcę uczestnicy i gospodarz łączą się z mostkiem konferencyjnym i po wyświetleniu monitu w automatycznej wiadomości wprowadzają wcześniej ustalony kod dostępu. Każdy, kto wprowadzi hasło, zostanie przekierowany do bezpiecznego połączenia konferencyjnego, w którym wszystkie strony mogą swobodnie komunikować się ze sobą werbalnie. Nie ma powitania ani interwencji operatora. Proces bezpłatnego połączenia konferencyjnego jest całkowicie zautomatyzowany.
Pierwszą rzeczą, którą należy zrozumieć o bezpłatnej rozmowie konferencyjnej, jest to, że nie jest ona całkowicie bezpłatna. Każdy uczestnik poniesie koszt połączenia międzymiastowego w celu połączenia z mostkiem konferencyjnym. Opłaty nie pojawią się na fakturze wystawionej przez dostawcę bezpłatnych połączeń konferencyjnych, ale jako opłata za minuty wygenerowane na indywidualnym rachunku telefonicznym każdego uczestnika, z kosztem zależnym od rodzaju abonamentu międzymiastowego, który ma. Pojęcie darmowych konferencji opiera się na fakcie, że operator telekonferencji nie pobiera opłat instalacyjnych ani nie wystawia opłat za korzystanie z ich linii. Proces ten jest ściśle połączony z płatną telekonferencją, w efekcie serią połączeń zamiejscowych, z których wszystkie kończą się we wspólnej konferencji.
Operatorzy bezpłatnych połączeń konferencyjnych mogą oferować tego typu usługi z dwóch powodów. Po pierwsze, źródłem ich przychodów jest ilość ruchu generowanego na łączach miejskich lub liniach kończących się na ich mostkach konferencyjnych. Każda minuta, w której ktoś używa jednej ze swoich linii na spotkanie, zarabia. Po drugie, bezpłatne usługi połączeń konferencyjnych wymagają bardzo niewiele sprzętu i personelu. Oznacza to bardzo niski koszt eksploatacji, który można łatwo pokryć poprzez konsekwentne korzystanie z ich urządzeń.
Oczywiście istnieją sposoby, aby bezpłatne połączenie konferencyjne było całkowicie bezpłatne. Jedną z metod jest użycie telefonu komórkowego do połączenia się ze spotkaniem. Jeśli zwykle nie korzystasz z dozwolonych minut na telefon komórkowy w okresie rozliczeniowym, koszt udziału w bezpłatnej rozmowie konferencyjnej jest rzeczywiście bezpłatny. Ponadto, jeśli plan połączeń międzymiastowych obejmuje stałą opłatę miesięczną za nielimitowane połączenia międzymiastowe, nie zapłacisz nic więcej za udział w bezpłatnej rozmowie konferencyjnej.
Darmowe usługi połączeń konferencyjnych mają pewne wady. Na przykład linie są dostępne na zasadzie „kto pierwszy ten lepszy”. Jeśli masz dużą liczbę uczestników, którzy muszą zebrać się na telekonferencję, nie ma gwarancji, że w normalnych godzinach pracy będzie wystarczająca liczba linii. Ponadto zazwyczaj nie ma możliwości uzyskania pomocy operatora w przypadku hałasu w tle lub innych zakłóceń podczas bezpłatnej rozmowy konferencyjnej. Jednak w przypadku organizacji, która potrzebuje tylko pół tuzina linii poza godzinami szczytu, bezpłatna usługa połączeń konferencyjnych może działać bardzo dobrze i jednocześnie pomóc w utrzymaniu budżetu w nienaruszonym stanie.