Portal personelu to prywatna witryna internetowa służąca do zapewniania członkom personelu dostępu do ważnych informacji. Portale pracownicze mogą być dostępne tylko w sieciach wewnętrznych lub mogą być dla wygody zaprojektowane tak, aby uzyskać do nich dostęp z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Aby dostać się do portalu dla pracowników, ludzie zazwyczaj potrzebują nazwy użytkownika i hasła przypisanego przez dział informatyczny firmy. W portalu pracowniczym można przechowywać wiele różnych informacji, od podręczników dla pracowników po aktualne informacje o składkach do planów świadczeń.
Kilka firm projektuje ogólne portale dla personelu, które firmy mogą instalować, a firmy mogą również projektować własne. Celem portalu pracowniczego jest zapewnienie ludziom łatwego dostępu do informacji, których mogą potrzebować w trakcie swojej pracy. Cyfryzacja tych informacji może zaoszczędzić papier i zmniejszyć ilość odpadów, a także umożliwić ludziom dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie. Ponadto pracownicy mogą znaleźć portale personelu przydatne do śledzenia takich rzeczy, jak przepracowane godziny, historia płac i tak dalej.
Oto kilka przykładów rzeczy, które pracodawcy mogą umieścić w portalu pracowniczym: harmonogramy, podręczniki dla pracowników, notatki, informacje o wynagrodzeniu, informacje o świadczeniach, zasady firmy i wiadomości. Za administrowanie portalem kadrowym zazwyczaj odpowiedzialni są pracownicy informatyczni. Oprócz przypisywania nazw użytkowników i haseł nowym pracownikom oraz usuwania starych pracowników z list dostępu, na bieżąco aktualizują je, identyfikują problemy z bezpieczeństwem, usuwają pojawiające się błędy i pomagają pracownikom, którzy mają trudności z uzyskaniem do nich dostępu.
Portale mogą zawierać moduły kursów, dzięki którym pracownicy mogą uczestniczyć w zajęciach za pośrednictwem portalu. Moduły te mogą być częścią wymaganego szkolenia pracowników lub oferowane jako dodatkowa opcja dla pracowników, którzy chcą poprawić swoją wydajność pracy. Quizy i okna dialogowe służą do potwierdzenia zrozumienia przez pracownika. Monity mogą być również używane z takimi rzeczami, jak notatki, aby pracodawcy wiedzieli, kiedy pracownicy czytają notatki. Może to być przydatne do weryfikacji pełnej dystrybucji informacji wśród członków personelu.
Portale pracownicze mogą zawierać informacje poufne lub wrażliwe. Pracownicy mogą zostać poproszeni o wylogowanie się zawsze po zakończeniu, aby uniknąć pokazywania portalu osobom niebędącym pracownikami oraz aby zachować bezpieczeństwo swoich nazw użytkowników i haseł. Portale pracownicze mogą mieć obszary z ograniczonym dostępem, otwarte dla niektórych pracowników tylko w przypadku przechowywania wysoce wrażliwych informacji. Tworzenie warstw zabezpieczeń umożliwia pracodawcom ochronę szczególnie wrażliwych danych, a także zapewnienie pracownikom obszarów z zablokowanym dostępem do omawiania i rozwiązywania interesujących ich kwestii, bez umożliwienia całemu personelowi wglądu w te obszary.