Istnieje kilka rodzajów trudnych pracowników, którzy mogą sprawić, że środowisko pracy stanie się nieszczęśliwe i nieproduktywne dla wszystkich w miejscu pracy. Zaangażowane osobowości mogą być różne, ale istnieją podstawowe działania pomocne w rozwikłaniu większości sytuacji. Obejmują one rozpoznanie problemu, wysłuchanie wszystkich obaw i zidentyfikowanie problemu oraz dostarczenie konstruktywnej informacji zwrotnej w kontaktach z trudnymi pracownikami.
Niektórzy uważają, że jeśli problem zostanie zignorowany, zniknie. Prawda jest taka, że, jak większość problemów, ignorowanie problemu radzenia sobie z trudnymi pracownikami często prowadzi do kolejnych problemów. Najlepszym sposobem działania jest rozpoznanie problemu i wdrożenie planu łagodzenia obaw. Jak najszybsze dotarcie do sedna problemu może doprowadzić do płynnego i szybkiego rozwiązania.
Przełożony lub kierownik powinien osobiście zbadać problem, zamiast polegać na słowie innego pracownika. Umiejętności słuchania są bardzo ważne na tym etapie, aby poznać całą historię i dokładnie zrozumieć, na czym polega problem. Kierownik powinien spokojnie zająć się problemem, dając pracownikowi czas na reakcję. Należy podać jasne przykłady doświadczanych problemów, pamiętając o podejmowaniu działań, a nie o osobistych aspektach zaangażowanej osoby.
Rozpoznanie osobowości danego pracownika jest kluczowym elementem radzenia sobie z trudnymi pracownikami. Perfekcjoniści często traktują krytykę osobiście, podczas gdy nieproduktywni pracownicy mogą w ogóle nie uznawać konstruktywnej krytyki, o ile nie zostaną pokazane jasne przykłady i oczekiwania. Dokumentacja i dalsze działania są również ważne w przypadku trudnych pracowników, zwłaszcza jeśli rozważane jest rozwiązanie stosunku pracy.
Rozwiązanie umowy jest opcją, ale badania wykazały, że bardziej opłacalne jest rozwiązywanie problemów w miejscu pracy niż zatrudnianie i szkolenie nowego pracownika. Może być wymagany pewien coaching, aby pomóc pracownikowi w zidentyfikowaniu problemu i dać mu narzędzia do zmiany zachowania. Mając do czynienia z trudnymi pracownikami, menedżerowie powinni pamiętać, że każdy może czasami mieć zły dzień. To właśnie wtedy, gdy złe dni stają się wzorcem i wpływają na produktywność innych, należy podjąć działania.
Chociaż wiele osób może przyjąć postawę obronną, gdy rozwiązywane są problemy, dostarczanie konstruktywnych informacji zwrotnych może pomóc pracownikowi poprawić jego wydajność w pracy. Cierpliwość i informacje zwrotne mogą pomóc pracownikowi wrócić na właściwe tory i stać się bardziej produktywnym. To z kolei będzie przykładem dla innych przełożonych lub menedżerów szukających sposobów radzenia sobie z trudnymi pracownikami.