Najlepszy format faktury to format, który zapewnia maksymalną szczegółowość i przejrzystość zarówno firmie lub jedynemu właścicielowi generującej fakturę, jak i osobie lub organizacji otrzymującej fakturę. Niektóre z najważniejszych informacji, które należy zawrzeć na fakturze, obejmują całkowitą kwotę opłaty, a także szczegółowy opis produktów lub usług, które dają tę sumę. Jeśli istnieją jakiekolwiek inne opłaty, podatki lub opłaty, które są również wliczane do sumy faktury, należy je również uwzględnić w szczegółowym rachunku opłat. Ważne jest również, aby upewnić się, że istnieją jasne informacje o tym, w jaki sposób faktura powinna zostać zapłacona, czy istnieją opcje planu płatności lub opcje dotyczące akceptowanych rodzajów płatności oraz termin płatności do kiedy opłaty w dniu faktura musi być opłacona.
W niektórych przypadkach format faktury może być bardzo prosty. Na przykład niezależny pisarz wystawiający fakturę czasopismu za świadczone usługi może zamieścić na swojej fakturze tylko następujące informacje: swoje imię i nazwisko oraz adres, jeden wiersz dotyczący świadczonych usług i powiązanej opłaty oraz informacje o tym, w jaki sposób czasopismo może zapłacić jej za jej usługi. Z drugiej strony dostawca materiałów budowlanych może być zmuszony do stosowania bardzo szczegółowego i zaawansowanego formatu podczas wystawiania faktury wykonawcy za dostawy do wieżowca.
W większości przypadków firmy mogą stworzyć jeden format faktury, który będzie używany do prawie każdej transakcji. Dzięki temu proces fakturowania jest znacznie łatwiejszy i bardziej usprawniony. Jeśli istnieją klienci, którzy wymagają wielu dodatkowych informacji na fakturze, można to dodać do sekcji „Uwagi”, którą można dodać do formatu faktury. W zależności od potrzeb różnych klientów firmy i zakresu świadczonych usług może być konieczne, aby firma korzystała z więcej niż jednego formatu faktury. W tej sytuacji ważne jest, aby używać jak najmniejszej liczby formatów, aby usprawnić proces i zachować jak największą organizację informacji.
Firmy mogą zacząć od prostego formatu faktury i dostosować format, aby spełnić ich specyficzne potrzeby, które pojawiają się z czasem. Często jest to najlepszy sposób na znalezienie idealnego formatu faktury dla firmy. Na początek jednak istnieje wiele firm, które sprzedają podstawowe formaty faktur. Niektóre z nich można uzyskać za darmo, korzystając z oprogramowania do edycji tekstu.