Wprowadzanie danych BPO to proces biznesowy, w którym jedna firma zleca na zewnątrz pewne zadania związane z wprowadzaniem danych innej. Wprowadzanie danych zwykle obejmuje między innymi wyodrębnianie kluczowych faktów z gęstych dokumentów, kompilowanie i aktualizowanie baz danych oraz przekształcanie liczb w użyteczne statystyki. Firmom często łatwiej jest zlecić część, jeśli nie wszystkie z tych zadań, firmom zewnętrznym, które specjalizują się we wprowadzaniu danych. Oszczędza to czas i pieniądze firmy źródłowej oraz pozwala jej bardziej skoncentrować się na swoich kluczowych kompetencjach.
Termin BPO, czyli Business Process Outsourcing, obejmuje szeroki zakres różnych działań. Firmy często decydują się na rozpoczęcie korzystania z usług BPO, gdy ich lista klientów rośnie, gdy chcą się poszerzyć, a nawet gdy chcą po prostu zbadać bardziej opłacalne sposoby prowadzenia codziennej działalności. BPO to zazwyczaj znacznie więcej niż tylko outsourcing wprowadzania danych. Dedykowany zespół BPO może zająć się wszystkim, od obsługi telefonicznej obsługi klienta po analitykę danych internetowych i zarządzanie ruchem internetowym.
W większości przypadków firmy zajmujące się wprowadzaniem danych BPO koncentrują się wyłącznie na usługach outsourcingu biznesowego. Tego rodzaju firmy często reklamują się jako specjaliści od outsourcingu i często obsługują dane wielu klientów jednocześnie. Zazwyczaj zatrudnia wielu przeszkolonych specjalistów, którzy mogą pracować przez całą dobę, aby dostarczyć zakontraktowane wyniki.
W przypadku wprowadzania danych BPO praca zwykle polega na pobieraniu danych w jednej formie i konwertowaniu ich na inną. Wprowadzanie danych może być tak proste, jak przekształcenie nagranego spotkania w pisemny transkrypcja, lub tak złożone, jak wprowadzanie danych z różnych formularzy i raportów do czytelnego materiału, który można przeszukiwać w bazie danych witryny. Tego rodzaju usługi są niezbędne, aby firmy rozwijały się, zmieniały i pozostawały aktualne, ale często są niezwykle czasochłonne.
Specjaliści stosują szereg strategii BPO i technik BPO, aby zapewnić odpowiednią konwersję swoich zadań outsourcingu wprowadzania danych. Często używane są skanery cyfrowe i narzędzia do identyfikacji słów oparte na oprogramowaniu. Wiele prac jest również wykonywanych ręcznie. Praca przy wprowadzaniu danych zwykle wiąże się z częstym czytaniem, ponownym wpisywaniem i ponownym formatowaniem, gdzie dokładność jest niezbędna.
Wiele firm zleca wprowadzanie danych BPO w ramach większego pakietu usług. Wprowadzanie danych jest często wykonywane w połączeniu z innymi bieżącymi zadaniami analizy danych. W zależności od usługi, wprowadzanie danych BPO może być czasem zakontraktowane na podstawie projektu.
Firma taka jak kancelaria prawna, która potrzebuje przepakowanych tylko danych z określonego aktu sprawy, może zawrzeć umowę z dostawcą systemów BPO na ograniczone wprowadzanie danych BPO. Podobnie korporacja, która chce zdigitalizować swoje roczne raporty lub ułatwić dostęp do katalogu firmowego, może zlecić te projekty indywidualnie, zamiast zlecać je pracownikowi etatowemu. Korzystanie z usług wprowadzania danych BPO jest często bardziej opłacalne niż płacenie dotychczasowemu pracownikowi za wykonanie tej samej pracy samodzielnie.
Obecnie nie brakuje firm zajmujących się wprowadzaniem danych BPO. Znajdują się one na całym świecie, jednak ich pracownicy nie zawsze znajdują się tam, gdzie znajduje się siedziba firmy. Wielu specjalistów od wprowadzania danych pracuje zdalnie lub w biurach na morzu. Każda korporacja rozważająca wprowadzanie danych BPO byłaby mądra, aby zbadać dostawców usług, ze szczególną dbałością o ich środki bezpieczeństwa danych, przed wysłaniem informacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku wrażliwych informacji korporacyjnych lub informacji o klientach.