Zarządzanie materiałami to proces, który firmy stosują w celu zapewnienia, że mają wystarczające zapasy, aby odpowiednio zaspokoić popyt konsumentów. Proces ten często obejmuje kilka etapów, od faktycznego zarządzania operacyjnego po czynności księgowe, po zarządzanie finansową stroną procesu. Najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania materiałami obejmują wybór dostawców wysokiej jakości, ustalenie właściwych procesów zamówień i wdrożenie systemu księgowego inwentaryzacji. Firmy muszą również tworzyć stanowiska pracowników do obsługi zadań związanych z tym procesem. Elementy te połączone razem tworzą silny, ale wykonalny system zarządzania materiałami.
Duża część zarządzania materiałami polega na posiadaniu dostawców, którzy mogą zaspokoić zapotrzebowanie firmy na materiały eksploatacyjne. Niewystarczające zasoby mogą być dla firmy sytuacją trudną do przezwyciężenia. Dostawcy muszą mieć możliwość realizacji zamówień firmy za każdym razem, gdy firma je składa. Wielu dostawców może wprowadzać zmiany w ilości dostarczanej i jakości materiałów. Obie te sytuacje mogą utrudnić firmie zaspokojenie popytu konsumentów i skuteczne konkurowanie z innymi firmami.
Właściwe procesy zamówień to kolejny krok w tworzeniu efektywnego procesu gospodarki materiałowej w biznesie. Firmy muszą przez cały czas mieć wyobrażenie o aktualnej ilości materiałów pod ręką. Inne elementy układanki to dane dotyczące zapasów bezpieczeństwa i wielkości obrotu materiałami, które firma ma podczas normalnej działalności. Zapasy bezpieczeństwa to poziom zapasów potrzebny do zaspokojenia popytu podczas składania zamówień na materiały w celu zwiększenia poziomu zapasów. Obroty określają, ile razy firma sprzedaje swoje zapasy materiałów, co oznacza, że firma musi mieć pod ręką wystarczającą ilość zapasów, aby zaspokoić ten popyt.
Systemy księgowe inwentaryzacji obsługują finansowe aspekty gospodarki materiałowej. Firmy powinny wdrożyć system stałej lub okresowej gospodarki materiałowej. System ciągłych zapasów śledzi każdy ruch pozycji zapasów, taki jak każdy zakup, sprzedaż lub korekta tych wartości. System okresowy ma mniej wymagań niż metoda wieczysta. Księgowi po prostu aktualizują dane finansowe zapasów na koniec miesiąca, aby firma miała pojęcie o ilości zakupionej i sprzedanej w danym okresie.
Wadą gospodarki materiałowej jest to, że w większości firm jest to często pracochłonne zadanie. Wymogi dotyczące prawidłowego zarządzania tą działalnością często wymagają zarówno kierowników, jak i pracowników do wykonywania powiązanych czynności. Firmy często muszą ocenić operacje związane z gospodarką materiałową i określić, czy prawidłowe prowadzenie działań będzie wymagało zaangażowania obecnych pracowników, czy też zwiększy zapotrzebowanie na pracowników. Zatrudnianie i szkolenie personelu jest zazwyczaj konieczne, aby zapewnić, że wszystkie aspekty zarządzania są uwzględniane w tym procesie.