Zarządzanie zapasami części jest wymogiem dla firm, które sprzedają lub produkują materiały używane przez osoby lub firmy do naprawy innych elementów. Warsztaty komputerowe, sklepy samochodowe lub punkty napraw, sklepy ze sprzętem produkcyjnym i wiele innych firm potrzebuje zarządzania zapasami części. Najlepsze wskazówki dotyczące tego procesu to tworzenie pojemników i lokalizacji dla wszystkich części, rozdzielanie części według typu, wdrażanie liczenia cykli, używanie technologii biznesowej do śledzenia części i wprowadzanie kontroli wewnętrznych.
Większość firm potrzebuje dużych przestrzeni do przechowywania i zarządzania zapasami części. Ponadto małe części należy przechowywać w pojemnikach lub innych rodzajach przechowywania, aby nie wpadły między regały magazynowe ani się nie zgubiły. Instalowanie wysokich stojaków, które umożliwiają korzystanie z pojemników, jest niezbędne w zarządzaniu zapasami części. Firmy potrzebują również systemu, który wykorzystuje cyfry lub litery do dokładnego umieszczania i późniejszej lokalizacji poszczególnych części. Korzystanie z tej konfiguracji umożliwia również firmom oddzielenie zapasów części według typu. Na przykład sklep z częściami samochodowymi może umieścić wszystkie pompy wody w określonych sekcjach półek. Pozwala to na szybką identyfikację części i może ułatwić pracownikom zapamiętanie, dokąd trafiają poszczególne części podczas uzupełniania zapasów.
Liczenie cykli to kolejna ważna część zarządzania zapasami części. Większość firm musi okresowo liczyć swoje zapasy dla celów podatku federalnego. Podczas gdy niektóre firmy mogą korzystać z rocznej inwentaryzacji, inne mogą chcieć liczyć cykle. Liczenie cykli wymaga od pracowników przeglądania określonej sekcji pojemników magazynowych firmy i zliczania wszystkich części zgodnie z odczytami komputerowymi. Pozwala to firmie na zarządzanie zapasami części i zapewnianie dokładnych numerów podczas zamawiania nowych zapasów. Ten proces liczenia zazwyczaj umożliwia firmie liczenie zapasów kilka razy w roku, spełniając roczne wymagania dotyczące liczenia zapasów.
Technologia biznesowa jest dobrodziejstwem dla firm, które muszą zreorganizować zarządzanie zapasami części. Firmy mogą wprowadzić elektroniczny kod kreskowy na zapasach, który umożliwia firmom elektroniczne śledzenie zapasów. Korzystając ze skanerów ręcznych, firma może poinstruować pracowników, aby skanowali zapasy w celu regularnego zliczania zapasów lub za każdym razem, gdy pracownicy sprzedają lub przenoszą przedmioty. Programy komputerowe pozwalają na łatwiejsze prowadzenie ewidencji i innych czynności związanych z zarządzaniem częściami z dala od lokalizacji części firmy.
Kontrole wewnętrzne pomagają zapobiegać nadużywaniu zapasów przez pracowników. Umożliwienie jednemu pracownikowi zamawiania zapasów, wymaganie autoryzacji kierownictwa dla zamówień i ruchów zapasów, bezpieczne blokowanie zapasów o wysokiej wartości oraz ciągłe uzgadnianie zapasów to standardowe procedury kontroli wewnętrznej. Firmy mogą również wprowadzać kontrole wewnętrzne, zatrudniając wyłącznie renomowanych pracowników. Wiąże się to z przeprowadzaniem weryfikacji pracowników i promowaniem wyłącznie osób z zapisem akceptowalnego zachowania.