System zarządzania przepływem pracy to system komputerowy, który ma pomóc w tworzeniu, utrzymywaniu i przechowywaniu informacji o częściach przepływu pracy. Celem takiego systemu jest pomoc w tworzeniu raportów i innych przydatnych danych, które mogą usprawnić proces przepływu pracy i pomóc w poprawie wydajności poprzez podkreślenie rzeczy, które mogą działać szybciej i obszarów, w których można zwiększyć wydajność. Zarządzanie przepływem pracy to dość nowa koncepcja w świecie pracy. Zasadniczo zarządzanie przepływem pracy polega na tym, że zarządzając postępem danych, dokumentów, potencjalnych klientów i innych elementów związanych z pracą, proces pracy można usprawnić, a wszelkie awarie w procesie można łatwo udokumentować.
Systemy zarządzania przepływem pracy są wykorzystywane w dzisiejszym środowisku biznesowym z wielu powodów. Jednym z głównych powodów zwiększonego wykorzystania i przestrzegania systemu zarządzania przepływem pracy jest to, że system może być używany do śledzenia wydajności pracowników. Rejestrując wszystko w systemie zarządzania przepływem pracy, jeśli później pojawi się problem, łatwo jest zobaczyć, skąd się wziął i podjąć odpowiednie działania. W ten sposób można potwierdzić, że każdy pracownik wykonuje swoją pracę prawidłowo i terminowo; pracownicy mogą również zostać pociągnięci do odpowiedzialności za pracę, która nie została wykonana w terminie lub została wykonana nieprawidłowo.
Innym zastosowaniem systemu zarządzania przepływem pracy jest pomoc w procesie obsługi klienta. Wykorzystywane w tym celu systemy zarządzania przepływem pracy nazywane są często systemami zarządzania relacjami z klientami lub CRM. CRM wspomagają obsługę klienta, zapewniając pracownikom obsługi klienta dostęp do szczegółowego rejestru wszystkiego, co zostało zrobione, aby pomóc klientowi w złożeniu reklamacji. Systemy te śledzą również każdy kontakt z klientem, dzięki czemu można znaleźć dowód „kto rozmawiał z kim” w przypadku każdego problemu, który może się pojawić. CRMy są również przydatne do marketingu dla klientów w dowolnym momencie, gdy firma, która je zatrudnia, uzna za stosowne.
Takie systemy mogą również poprawić produktywność i produkcję w środowiskach fabrycznych. Dzięki możliwości śledzenia procesu produkcyjnego od surowca do gotowego produktu za pomocą systemu zarządzania przepływem pracy, znacznie łatwiej jest zidentyfikować wąskie gardła w cyklu produkcyjnym. Identyfikacja nieefektywnych procesów, które powodują opóźnienia lub nadmiar pracy i kosztów, może również stać się łatwiejsze. Korzystanie z systemu zarządzania przepływem pracy może zatem być świetnym sposobem na poprawę wydajności, odpowiedzialności i relacji z klientami w dowolnej firmie.