Zarządzanie przepływem pracy to system nadzorowania procesu przekazywania informacji, dokumentów i zadań od jednego pracownika lub maszyny w firmie do drugiego. Dzięki właściwemu wykorzystaniu tego systemu, każdy z tych pracowników lub maszyn przekaże pracę zgodnie z wcześniej ustaloną procedurą. Wraz z postępem technologii wiele procesów zarządzania przepływem pracy zostało zautomatyzowanych i wykorzystuje specjalne oprogramowanie, aby proces był znacznie płynniejszy.
Właściwe zarządzanie przepływem pracy jest ważnym elementem firmy z wielu powodów. Główną zaletą zarządzania przepływem pracy jest poprawa wydajności w firmie. Dzięki automatyzacji wielu procesów w firmie i ustaleniu konsekwentnie przestrzeganej procedury eliminuje się zbędne kroki, a każdy członek zespołu jest w pełni świadomy swoich obowiązków.
Ta metoda ułatwia również śledzenie wydajności pracowników i maszyn. Gdy ogniwo w łańcuchu jest zerwane, łatwo jest wrócić i ustalić, gdzie to się stało. Ponadto zarządzanie przepływem pracy służy standaryzacji metod pracy, zapewniając, że każdy pracownik pracujący na tym samym poziomie pełni tę samą funkcję.
Poprawia również obsługę klienta. Zapewniając spójny produkt lub usługę, która jest przewidywalna na każdym poziomie, zarządzanie przepływem pracy pozwala klientowi poczuć się całkowicie zaangażowanym w cały proces i być w stanie uzyskać odpowiedzi na ważne pytania w odpowiednim czasie. To z kolei może zwiększyć zyski firmy, ponieważ zadowoleni klienci wracają do powtarzających się transakcji.
Zarządzanie przepływem pracy pomaga również firmom znaleźć sposoby na usprawnienie procesu produkcyjnego lub usługowego. Usprawniając obowiązki każdego pracownika i wyjaśniając role każdego pracownika i maszyny w procesie, firma może łatwiej określić, gdzie można wprowadzić ulepszenia w celu zwiększenia wydajności i poprawy jakości produktu lub usługi.
Dzięki zastosowaniu specjalistycznego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy firmy mogą również cieszyć się większą elastycznością. Śledząc procesy za pomocą oprogramowania i wprowadzając różne alternatywne scenariusze, firma może łatwiej określić realne opcje poprawy. Ponadto oprogramowanie można wykorzystać do zbadania jednego małego elementu przepływu pracy lub przepływu pracy na poziomie całej firmy. Jest to szczególnie przydatne dla dużych firm, które mogą mieć kilka zakładów lub biur rozsianych po całym kraju lub na świecie.