Przepływ pracy odnosi się do kolejności wykonywania pracy i jeśli pomyślnie zarządza się przepływem pracy, można zwiększyć rentowność. Zaoszczędzony czas może skutkować zmniejszeniem kosztów operacyjnych i zwiększeniem przychodów. Skuteczne strategie, które pomagają zarządzać przepływem pracy, obejmują logiczne planowanie, zarządzanie czasem i odpowiedzialność pracowników.
Wybierz tylko logiczne kroki do wykonania w systemie przepływu pracy. W języku zarządzania przepływem pracy krok jest określany jako czynność. Osoba lub maszyna wykonuje każdą czynność, aby zarządzać przepływem pracy. Przełożony lub kierownik musi dokładnie komunikować działania związane z przepływem pracy, aby wszyscy dokładnie rozumieli, co robić i jak mają zarządzać przepływem pracy. Zlecenie pracy i czynności powinny być napisane w postaci prostego wykresu dla większej przejrzystości.
Zarządzanie czasem jest ważną strategią pomagającą w zarządzaniu przepływem pracy. Na przykład czas zaplanowany na sprawdzanie wiadomości e-mail lub wykonywanie połączeń telefonicznych pozwala na mniej przerw w pracy niż zatrzymywanie się co kilka minut w celu wykonania tak małych, ale często czasochłonnych zadań. Strategia organizacyjna to również dobry sposób na zarządzanie przepływem pracy poprzez wykonywanie czynności w ramach systemu przepływu pracy bez marnowania czasu na poszukiwanie materiałów potrzebnych do realizacji projektów. Co więcej, tylko jeden projekt na raz powinien zajmować miejsce na biurku. Inne projekty można oznaczyć i przechowywać z dala od głównego biurka — na przykład w koszyku wejściowym/wyjściowym oznaczonym datami ostatecznymi.
Odpowiedzialność, jako część systemu przepływu pracy, pomaga zarządzać przepływem pracy, ponieważ ustanawia standard pracy. Osoby wykonujące czynności muszą wziąć odpowiedzialność za to, jak zarządzają przepływem pracy, aby wykonać wszystkie czynności potrzebne do wykonywania ich pracy. Jeśli jednak oczekuje się od pracownika, że będzie zarządzał przepływem pracy zgodnie z określonym standardem, powinien być zaangażowany w wyznaczanie celów związanych z jego wydajnością przepływu pracy. Przełożony lub kierownik powinien również pomóc w rozwoju i monitorowaniu postępów pracownika.