Schemat procesu przepływu to diagram, który wykorzystuje zarówno tekst, jak i symbole, aby pokazać działania wymagane do zakończenia danego procesu. Ten rodzaj wykresu przedstawia każdy krok w porządku chronologicznym, z symbolami wskazującymi początek i koniec procesu, a także decyzje i działania, które pojawiają się po drodze. Schemat procesu przepływu jest przydatny do wizualizacji danej procedury i identyfikacji obszarów słabości.
Symbole przebiegu procesu zazwyczaj obejmują trzy różne kształty. Owal służy do oznaczenia początku i końca procesu. Prostokąt oznacza działania, a romb oznacza decyzję. Każdy kształt jest połączony z innymi kształtami za pomocą strzałki, która prowadzi widza od jednego procesu do następnego. Każdy kształt zawiera słowa opisujące ten etap procesu.
Schemat procesu przepływu zazwyczaj ma jeden punkt początkowy. Może to być oznaczone jako „Start” lub może wskazywać cel wykresu, na przykład „Wezwanie do obsługi klienta”. Od tego momentu strzałki będą prowadzić do możliwych działań lub decyzji. Kontynuując poprzedni przykład, schemat blokowy dotyczący obsługi zgłoszeń do obsługi klienta może zawierać pytania, które należy zadać dzwoniącemu, takie jak „Na jakim systemie pracujesz?” Każde pytanie rozgałęzia się na możliwe odpowiedzi. Odpowiedzi te mogą prowadzić do kolejnego pytania w celu dalszego wyjaśnienia problemu lub rozwiązania, które skutecznie osiągnie cel naboru.
Po serii decyzji i działań schemat procesu przepływu ostatecznie doprowadzi do punktu końcowego. Niektóre wykresy będą miały jeden początek i koniec, podczas gdy inne mogą prowadzić do wielu wniosków. Rozmowa z obsługą klienta może zakończyć się różnymi rozwiązaniami pasującymi do problemu. Na tym wykres może się kończyć lub wskazywać każde rozwiązanie na inną akcję, np. monit o wypełnienie ankiety na temat skuteczności usługi.
Działania lub decyzje, które mają zastosowanie do więcej niż jednego scenariusza, nie pojawią się wielokrotnie na wykresie procesu przepływu. Proces zjednoczenia pojawi się raz z wieloma strzałkami prowadzącymi do niego. Jeśli ostateczny cel schematu blokowego jest taki sam niezależnie od procesu, owal oznaczający punkt końcowy schematu może być powiązany z wieloma działaniami lub decyzjami.
Schemat procesu przepływu jest przydatnym narzędziem dla firm, ponieważ może zapewnić wizualizację działań podejmowanych w trakcie procesu. Jeśli proces wydaje się zbyt skomplikowany, ten wykres pomoże zidentyfikować słabe punkty, w których można go wyjaśnić lub poprawić. Schemat procesu przepływu jest również przydatny do podejmowania decyzji. Może zawierać łatwe do odczytania instrukcje dotyczące prawidłowego postępowania w różnych sytuacjach.