Polityka zarządzania personelem ustanawia oczekiwany standard profesjonalizmu i postępowania dla pracowników. Niniejsze wytyczne pomagają kierownictwu i osobom pracującym w dziale zasobów ludzkich (HR) w utrzymaniu uczciwych i spójnych praktyk zatrudniania. Podają również kryteria, w jaki sposób firma zajmuje się kontrowersyjnymi problemami, takimi jak nadużywanie narkotyków. Wdrożenie polityki zarządzania personelem zapewnia, że pracownicy są świadomi tego, co kwalifikuje się jako właściwe zachowanie i zmniejsza odpowiedzialność firmy w sprawach dotyczących molestowania seksualnego lub dyskryminacji. Wreszcie, polityki zarządzania personelem chronią prywatność pracowników i tajemnice handlowe pracodawców, wprowadzając umowy o zachowaniu poufności.
W większości krajów obowiązują przepisy zakazujące dyskryminacji kandydatów lub pracowników ze względu na rasę, wyznanie, płeć, orientację seksualną, pochodzenie, niepełnosprawność lub religię. Naruszenie tych praw może skutkować pozwaniem firmy lub nałożeniem grzywny przez rząd. Zasady zarządzania personelem, które wyraźnie zabraniają uprzedzeń i ustanawiają kwalifikacje merytoryczne do zatrudniania lub awansowania pracowników, mogą kierować decyzjami kierownika personelu i dawać zróżnicowaną siłę roboczą.
Przepisy dotyczące narkotyków różnią się w zależności od regionu lub kraju, jednak zażywanie lub sprzedaż narkotyków może nie sprzyjać bezpieczeństwu lub wydajności w miejscu pracy. Ważne jest, aby firma miała zasady zarządzania personelem, które określają, co stanowi zażywanie lub nadużywanie narkotyków. Niektóre firmy mogą próbować przeprowadzać testy antydopingowe pracowników w sposób losowy lub w oparciu o prawdopodobną przyczynę. Takie testy mogą zostać uznane za nielegalne, jeśli zasady zarządzania personelem nie informują wprost pracowników o takiej możliwości.
Nękanie lub zastraszanie w miejscu pracy może stworzyć nieprzyjazne środowisko pracy, które obniża morale i produktywność pracowników. Pracodawcy, którzy nie posiadają polityki zarządzania personelem zakazującej takiego zachowania, mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności w sądzie w procesie o molestowanie w miejscu pracy. Dzieje się tak, ponieważ kierownictwo firmy jest odpowiedzialne za utrzymanie bezpiecznego środowiska pracy, które sprzyja produktywności i dobremu samopoczuciu pracowników. Zasady zarządzania personelem dotyczące nękania lub braku szacunku dla innych pracowników powinny zawierać jasne przykłady tego, co stanowi niedopuszczalne zachowanie i zapewniać pracownikom, którzy czują, że są zastraszani, odpowiednie wytyczne dotyczące złożenia skargi do działu HR.
Pracodawcy i pracownicy muszą być w stanie ufać sobie nawzajem w zakresie informacji poufnych lub wrażliwych. Pracownicy mogą mieć schorzenia lub problemy osobiste, które muszą ujawnić firmie, w której pracują, aby zapewnić bezpieczeństwo własne lub innych. Firma, w której brakuje zasad zarządzania personelem, które gwarantują poufność takich informacji, może zniechęcać pracowników do udostępniania. Może to spowodować powstanie zobowiązania lub negatywnie wpłynąć na wydajność pracownika. I odwrotnie, firma może potrzebować dzielić się z pracownikami sekretami, które są integralną częścią sukcesu firmy lub przewagi konkurencyjnej nad konkurencją. Zasady zarządzania personelem, które zawierają umowy o zachowaniu poufności dla wszystkich pracowników, uniemożliwiają ujawnienie takich tajemnic konkurencji.