Ogólną wydajność dostawcy można ocenić, oceniając dostawcę pod względem jakości, ceny, dostawy i obsługi. W większych organizacjach dział zakupów może rozesłać kwestionariusz do każdego pracownika, który korzysta z zatwierdzonego dostawcy zewnętrznego, prosząc go o komentarz na temat doświadczenia. Informacje zwrotne są zazwyczaj wprowadzane do systemu zarządzania dostawcami i stanowią podstawę do okresowych przeglądów dostawców i kontroli jakości. Mniejsze firmy mogą stosować pisemną ankietę lub nieformalny system kontroli i sald. Tak czy inaczej, dostawca jest na ogół poddawany okresowej ocenie w podobny sposób jak pracownik, aby zapewnić ciągłość pracy zgodnie ze standardami.
Zarządzanie dostawcami odbywa się w kontinuum, które rozpoczyna się od umowy dotyczącej produktów dostarczanych, która obejmuje jasne przekazanie wytycznych i standardów. Przed wdrożeniem formalnego przeglądu wydajności dostawcy upewnij się, że zobowiązałeś się do spisania swoich wytycznych i że dostawcy są świadomi Twoich oczekiwań. Jeśli masz pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z dostawcami i będą uczestniczyć w procesie oceny, upewnij się, że są oni również świadomi wytycznych. Ustalenie standardu wydajności z góry umożliwia bardziej spójną ocenę na końcu procesu i eliminuje część subiektywności z procesu, która może niesprawiedliwie zniekształcać wyniki.
Należy opracować narzędzie oceny. Może to być pisemna ankieta lub kwestionariusz albo seria pytań zadawanych podczas wywiadu ustnego. Częścią projektu narzędzia jest określenie sposobu jego administrowania. Informacje zwrotne o wydajności dostawcy mogą być zbierane po każdym kontakcie lub zbierane okresowo. Ankieta prezentowana po każdym kontakcie może być krótsza, podczas gdy kwestionariusz, który dotyczy doświadczenia pracownika z dostawcą przez dłuższy czas, może wymagać więcej szczegółów.
Narzędzie oceny powinno prosić o informacje zwrotne dotyczące jakości, ceny, dostawy i obsługi. Jakość powinna dotyczyć zadowolenia oceniającego z towarów lub usług dostawcy. Cena powinna odnosić się do całkowitego kosztu towarów lub usług w porównaniu z wartością naturalną oraz w porównaniu z kosztami korzystania z usług innych dostawców. Dostawa powinna uwzględniać dostępność, czas realizacji i niezawodność. Usługa powinna oceniać szybkość reakcji dostawcy, profesjonalizm, obsługę klienta i przestrzeganie standardów.
Być może najważniejszą częścią procesu oceny wydajności dostawcy jest ustanowienie systemu gromadzenia, podsumowywania i przechowywania danych z narzędzia oceny. Niezależnie od tego, czy oczekujesz informacji zwrotnej na temat interakcji z dostawcami od dwóch pracowników, czy od dwustu, wyniki muszą zostać zsyntetyzowane i przeanalizowane do pewnego rodzaju oceny lub oceny w skali od akceptowalnej do niedopuszczalnej wydajności. Istnieją pakiety oprogramowania i internetowe systemy treści, które mogą ułatwić cały proces zarządzania dostawcami, ale można również wykonać pracę ręcznie, ustanawiając plik dla dostawcy, zbierając ankiety, przeglądając wyniki i przypisując ocenę, która określi, czy dostawca pozostanie na liście zatwierdzonych dostawców.