Facylitator spotkania może pełnić różne role, w zależności od rodzaju spotkania. Na przykład może być odpowiedzialny za rejestrowanie protokołów i dopilnowanie, aby przemówienia, dyskusje lub prezentacje odbywały się w wyznaczonym czasie. Niektóre spotkania mogą dotyczyć kontrowersyjnych lub emocjonalnych tematów, więc w tym przypadku moderator może działać bardziej jako moderator spotkania. Innym typowym obowiązkiem facylitatora spotkania jest utrzymywanie trafności dialogu poprzez pauzowanie lub zmianę kierunku, gdy rozmowa zejdzie z toru. Ogólnie pomaga i kieruje procesem, nie próbując wpływać na wynik.
Organizacje planują spotkania z różnych powodów. To standardowa procedura dla wielu rodzajów firm, podczas gdy inne mogą odbywać spotkania rzadziej. Rodzaje spotkań mogą obejmować od cotygodniowych spotkań personelu po kilkudniowe rekolekcje firmowe. Spotkania mogą odbywać się w biurze, w innej lokalizacji, a nawet online. Facylitatorem spotkań może być pracownik, na przykład członek personelu administracyjnego, lub zewnętrzny konsultant wynajęty specjalnie do organizowania i prowadzenia spotkań.
Przed spotkaniem moderator spotkania zwykle przygotowuje się, identyfikując i badając wszelkie istotne kwestie. Może tworzyć program i komunikować się z uczestnikami spotkania, informując ich o szczegółach i dostarczając informacje z wyprzedzeniem, takie jak tematy do dyskusji. Często facylitatorzy dbają o szczegóły logistyczne, takie jak ustalenie miejsca spotkania z artykułami pierwszej potrzeby, takimi jak meble, zaopatrzenie i napoje.
Często nazywany moderatorem, moderator spotkania może mieć listę spraw lub pytań do dyskusji. Zwykle rozpoczyna dialog i może zatrzymać czas, przesuwając temat, aby w razie potrzeby przyspieszyć dyskusję. Często nie ma wpływu na wynik, ale działa jako bezstronny agent organizacji. Może uczestniczyć, zachęcając do dyskusji i pomagając niektórym osobom wnieść swój wkład. Oprócz robienia osobistych notatek może również użyć dużej tablicy lub innych pomocy wizualnych, aby uzupełnić dyskusję i rozwinąć pomysły.
Moderator spotkań często działa również jako rejestrator spotkania. Może brać udział w dialogu lub nie, ale jego główną funkcją jest rejestrowanie protokołu. Odbywa się to zwykle przez pisanie lub wpisywanie ich ręcznie lub za pomocą urządzenia nagrywającego. Później rejestrator może dokonać transkrypcji notatek i rozesłać protokoły ze spotkań lub raporty.
Jedną z cech dobrego moderatora spotkań jest umiejętność bycia bezstronnym. Wykazywanie dbałości o szczegóły i pomaganie uczestnikom w przestrzeganiu wyznaczonego czasu, jednocześnie robiąc postępy w osiąganiu wyznaczonych celów, to inne korzystne umiejętności. Ogólnie rzecz biorąc, prowadzenie skutecznych spotkań obejmuje również chęć facylitatora spotkania do kontynuacji z uczestnikami i pomagania im w podejmowaniu działań w celu osiągnięcia wyznaczonych przez nich celów.