Propozycje kontraktowe to dokumenty przygotowane przez sprzedawcę lub dostawcę w nadziei na zabezpieczenie biznesu konkretnego klienta. W wielu przypadkach propozycje te przygotowywane są jako odpowiedź na zapytanie potencjalnego klienta. Ostatecznym celem każdej propozycji umowy jest ustanowienie stosunku umownego między dostawcą a klientem, który będzie obowiązywał przez dłuższy czas.
Firmy różnej wielkości czasami wykorzystują swoją siłę nabywczą, aby zapewnić specjalne stawki od różnych sprzedawców lub dostawców. Podczas gdy duże korporacje rutynowo stosują to podejście, mniejsze firmy czasami łączą się w spółdzielnie lub konsorcja, aby połączyć swoją siłę nabywczą w celu uzyskania lepszych stawek. W obu tych scenariuszach nie jest niczym niezwykłym, że firma wystawia tak zwane zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe do wybranej liczby potencjalnych dostawców. Dostawca, który odpowiada z propozycją umowy zapewniającą klientowi najbardziej ogólne korzyści, zwykle zabezpiecza firmę i, miejmy nadzieję, ustala długoterminową relację między nimi.
Typowa propozycja umowy będzie zawierać kilka ważnych rodzajów informacji. Po pierwsze, dokument przedstawi wycenę, opartą na potrzebach klienta. Nie jest niczym niezwykłym, że ceny są niższe niż standardowe opublikowane ceny oferowane klientom, którzy nie mają tego samego poziomu siły nabywczej. Wielu dostawców i dostawców uwzględnia również tak zwane ceny warstwowe, które są po prostu harmonogramem cenowym, który zapewnia klientowi dodatkowe przerwy w cenie, jeśli zużycie produktu w danym okresie przekroczy określoną wartość.
Właściwa propozycja umowy określi również zakres wsparcia, jakie dostawca zapewni klientowi. Może to obejmować takie pozycje, jak procedury przetwarzania zamówień, gwarancje dostawy towarów lub usług w określonych ramach czasowych oraz procedury przetwarzania zwrotów. Wraz z ceną, adresowanie zakresu usług może często mieć ogromny wpływ na to, czy próba zabezpieczenia firmy zakończy się sukcesem.
Ważny jest również czas trwania propozycji umowy. Zidentyfikowanie konkretnej daty rozpoczęcia i zakończenia pozwala klientowi zrozumieć, jak długo będzie obowiązywać zobowiązanie. Uwzględnienie sytuacji, które mogą pozwolić każdej ze stron na unieważnienie umowy, pomaga również chronić prawa i obowiązki zarówno sprzedawcy, jak i dostawcy. Wiele formatów propozycji umów zawiera również zapisy, które umożliwiają automatyczne przedłużenie umowy, jeśli obie strony są do tego przychylne.
Nie ma jednego właściwego sposobu przygotowania propozycji umowy. Ostateczny format zależy w dużej mierze od określenia, co może przyciągnąć klienta i zarobić na biznes. Chociaż korzystanie z RFP jako mapy drogowej do przygotowania oferty jest zawsze najlepszą opcją, sytuacje, w których nie podano wytycznych dotyczących propozycji, zmuszają dostawców do bardzo szczegółowego zbadania charakteru i potrzeb klienta. Najlepiej byłoby, gdyby badanie umożliwiło dostawcy przygotowanie i złożenie propozycji umowy, która przemawia do klienta i umożliwia nawiązanie długoterminowej relacji, która będzie korzystna dla obu stron.