Poczta automatyczna to narzędzie biznesowe, które umożliwia stosunkowo łatwe przetwarzanie dużych ilości poczty. Niektóre firmy wykorzystują sprzęt i personel do obsługi przetwarzania poczty na taką skalę, podczas gdy inne firmy zlecają te funkcje dostawcom, którzy koncentrują się w szczególności na obsłudze kampanii związanych z pocztą bezpośrednią, regularnej dystrybucji przesyłek pocztowych do klientów i innych bieżących projektach. Istotą zautomatyzowanej poczty jest szybkie i sprawne przetwarzanie poczty, zmniejszając tym samym koszty związane z tworzeniem i dystrybucją każdej jednostki.
Jednym z przykładów korzystania z poczty automatycznej jest tworzenie i realizacja bezpośredniej kampanii pocztowej. Aby przyspieszyć proces rozsyłania dużych ilości materiałów promocyjnych, takich jak listy lub pocztówki, nadawca często korzysta z elektronicznych metod adresowania, sortowania i innego przygotowania elementów do wysyłki. Obejmują one skanowanie poczty, tworzenie towarzyszących faksów i wiadomości e-mail w ramach kampanii oraz dystrybucję tych formatów elektronicznych wraz z przesyłkami do korespondencji bezpośredniej.
Oprogramowanie komputerowe służy do generowania etykiet pocztowych lub drukowania nazwisk i adresów odbiorców na samych przesyłkach. Maszyny sortujące umożliwiają segregację sztuk według kodu pocztowego, co z kolei ułatwia korzystanie z taryf zbiorczych. Wiele zautomatyzowanych strategii pocztowych wykorzystuje również technologię druku laserowego w celu zastosowania odpowiedniej kwoty opłaty pocztowej w ramach procesu sortowania, dzięki czemu elementy są gotowe do wysłania w stosunkowo krótkim czasie.
Zaletą automatycznej poczty jest to, że można przygotować i wysłać dziesiątki tysięcy przesyłek pocztowych w ułamku czasu, który zajęłoby ręczne przygotowanie tych samych przesyłek. W zależności od charakteru przesyłek, użycie zautomatyzowanych narzędzi umożliwiłoby firmie przetworzenie większej liczby przesyłek w ciągu godziny niż zespół złożony z dziesięciu do piętnastu osób w ciągu kilku dni roboczych. Przekłada się to na znaczne oszczędności dla firmy, a także uwolnienie cennych zasobów kadrowych do skupienia się na innych ważnych aspektach działalności.
Podczas gdy niektóre firmy decydują się na stworzenie własnego systemu sortowania poczty we własnym zakresie, inne decydują się na korzystanie z automatycznych usług pocztowych do obsługi bezpośrednich kampanii pocztowych i innych masowych wysyłek. Wiele z tych firm prowadzi listy dla swoich klientów, a także dowody dokumentów przygotowanych do poprzednich kampanii. Dzięki temu klient może szybko ułożyć nową kampanię direct mail przy użyciu elementów z poprzednich masowych wysyłek, przy stosunkowo niewielkich kosztach. Ponieważ wiele z tych usług pobiera zryczałtowaną stawkę za sztukę, która obejmuje drukowanie, sprawdzanie, adresowanie, stosowanie opłaty pocztowej, a nawet dostawę na pocztę, bardzo łatwo jest obliczyć koszt projektu wysyłki w ciągu kilku minut.
Kolejną zaletą korzystania z automatycznej usługi pocztowej jest to, że wiele z nich oferuje rabaty ilościowe. Ponieważ klient zdecyduje się wysłać więcej kopii tego samego elementu, stawka za wysyłkę maleje. Może to umożliwić firmom dalsze zawężenie kosztów bezpośredniej reklamy pocztowej, a nawet wysyłanie przesyłek pocztowych do obecnych klientów na bieżąco.