Arkusz kosztów pracy ogólnie odnosi się do dokumentu księgowego, który służy do obliczania kosztów konkretnego projektu lub zamówienia, powszechnie określanego jako praca. Taki dokument można opracować ręcznie, za pomocą oprogramowania do arkuszy kalkulacyjnych lub za pomocą oprogramowania zaprojektowanego specjalnie do kalkulacji kosztów pracy. Obliczanie kosztów pracy może być bardzo złożone. Z tego powodu coraz popularniejsze staje się oprogramowanie zaprojektowane specjalnie do tego zadania.
Istnieje wiele czynników, które można oszacować w arkuszu kosztów pracy. Dokładność wartości końcowych będzie zależeć od dokładności tych czynników. Praca może być jedną z najbardziej widocznych. Określanie siły roboczej zwykle wiąże się z obliczeniem, kto pracował i jak długo pracował.
Ponieważ wielu pracowników ma różne stawki płac, może być konieczne wprowadzenie ich indywidualnie. Godziny przepracowane według normalnej stawki wynagrodzenia należy odróżnić od godzin przepracowanych według stawek za nadgodziny. Generalnie obliczany jest całkowity koszt pracy na osobę. Może to być przydatne przy określaniu, które działy były najbardziej kosztowne dla projektu. Ostatecznie zostanie również obliczony całkowity koszt całej robocizny.
Koszty materiałów są również ujęte w arkuszu kosztów pracy. Są one zazwyczaj podzielone według produktu. To, czy częściowe wykorzystanie elementu jest rozliczane jako całość, zależy od praktyk księgowych firmy.
Aby być dokładnym, arkusz kosztów pracy musi zawierać podatek od sprzedaży, koszty wysyłki i koszty ogólne. Gdy określane są koszty wielu zadań, zapobieganie nakładaniu się kosztów ogólnych może być trudnym, ale niezbędnym zadaniem. Dwie z ostatecznych wartości na arkuszu będą całkowitym kosztem pracy i zyskiem. Zysk można określić, odejmując od ceny sprzedaży całkowity koszt pracy.
Trudno określić, czym jest standardowy arkusz kosztów pracy. Dokumenty te mogą się znacznie różnić w zależności od firmy i stanowiska. Dzieje się tak, ponieważ koszty mogą się znacznie różnić. Projekt może na przykład wymagać dodatkowych usług, takich jak doradztwo lub outsourcing niektórych aspektów pracy. Koszty te generalnie nie mieszczą się w żadnej z wymienionych powyżej kategorii. Koszty te można zaliczyć do innej kategorii, np. usług.
Przed rozpoczęciem pracy zazwyczaj dokonuje się oszacowania kosztów. Są one zwykle podzielone na kategorie. Arkusz kosztów pracy można wykorzystać do porównania skategoryzowanych kosztów rzeczywistych z kosztami szacowanymi. W przypadku rozbieżności wyniki z arkusza można wykorzystać do przyszłego odniesienia przy podawaniu stawek podobnych projektów.