Poprawa przepływu pracy to ważny proces, niezależnie od tego, czy dotyczy osoby fizycznej, czy organizacji. Udowodniono, że usprawniony przepływ pracy maksymalizuje wydajność, minimalizuje marnotrawstwo czasu i zasobów oraz poprawia morale. Sposób na poprawę przepływu pracy może być tak prosty, jak identyfikacja i eliminacja zmarnowanego czasu, lub tak złożony, jak sprawdzenie i zmiana całego procesu i/lub zautomatyzowanie jego całości lub części. Bez względu na to, jak duże lub małe jest zadanie lub proces, warto poświęcić czas i wysiłek na podjęcie kroków w celu usprawnienia przepływu pracy.
Pierwszym krokiem do usprawnienia przepływu pracy jest identyfikacja i eliminacja marnotrawstwa, a największą stratą ze wszystkich jest czas. Nowoczesne miejsce pracy przyzwyczaiło się i jest zależne od poczty elektronicznej, komunikatorów i SMS-ów. Te środki komunikacji miały na celu zaoszczędzenie czasu, ale mogą prowadzić do nadmiaru bezużytecznych informacji i marnowania czasu. Możesz poprawić przepływ pracy, po prostu eliminując lub ograniczając wiadomości błyskawiczne i SMS-y oraz ustalając rozsądne oczekiwania dotyczące poczty e-mail. Reagowanie na e-maile lub odpowiadanie na nie, gdy tylko nadejdą, może być stratą czasu. Ustawienie kilka razy w ciągu dnia poświęconego czytaniu i odpowiadaniu na e-maile poprawi Twoją pracę i wydajność.
Te przerwy to tylko kilka z wielu, które mogą zatrzymać przepływ pracy. Każde zadanie lub proces będzie przebiegał lepiej i dalej z rozsądnym blokiem czasu poświęconym na to, zamiast próbować wykonywać je małymi krokami. Poświęcenie nawet 20 lub 30 minut na pojedyncze zadanie lub proces pomoże Ci poczynić ogromne postępy w zwiększeniu produktywności i usprawnieniu przepływu pracy. Skupienie się na określonym zadaniu przez stosunkowo krótki, ale nieprzerwany okres czasu może być jedną z najlepszych metod usprawnienia przepływu pracy.
W przypadku bardziej skomplikowanych procedur i większych organizacji wymaga to bardziej systematycznego podejścia do usprawnienia przepływu pracy. Procesy te obejmują rozbicie przepływu pracy na małe, skończone kroki i analizę zadań związanych z każdym krokiem. Dwie najważniejsze zasady, które można następnie przypisać do każdego kroku, to odpowiedzialność i automatyzacja. Pojedyncza osoba lub podmiot musi być całkowicie odpowiedzialny za osiągnięcie każdego kroku, co eliminuje wskazywanie palcem i zwlekanie.
Następna część to pytanie, czy krok można zautomatyzować. Każda część procesu, którą można całkowicie zautomatyzować, usuwając personel z równania, jest ważnym krokiem w kierunku poprawy przepływu pracy. Po przeanalizowaniu każdego kroku, przypisaniu odpowiedzialności, zautomatyzowaniu pracy tam, gdzie to możliwe, cały proces przepływu pracy ulegnie znacznej poprawie.
Kroki mające na celu poprawę przepływu pracy obejmują głównie zdrowy rozsądek i tradycyjne techniki zarządzania. Wyzwanie polega na podzieleniu przepływu pracy na łatwe do opanowania kroki, a następnie ulepszenie każdego z zaangażowanych kroków. W ten sposób możesz wyeliminować marnotrawstwo, zmaksymalizować czas i produktywność oraz usprawnić przepływ pracy.