Plany komunikacji biznesowej przekazują informacje od jednej osoby lub grupy do drugiej. Chociaż definicja brzmi uproszczona, każdy rodzaj planu ma określony cel w firmie i może nie być często używany. Różne rodzaje planów komunikacji biznesowej są wewnętrzne, zewnętrzne i kryzysowe, przy czym te ostatnie mogą być połączeniem dwóch pierwszych. Firmy wdrażają te plany, aby zapewnić stały przepływ informacji między wszystkimi stronami w firmie lub z nią związanymi. Wielu użytkowników jest zaangażowanych w wysyłanie i odbieranie komunikacji, dlatego te plany są bardzo ważne.
Plany wewnętrznej komunikacji biznesowej stanowią wiadomości przeznaczone wyłącznie dla interesariuszy wewnątrz firmy. Są to często właściciele, menedżerowie i pracownicy. W ramach tego planu mogą być obecne różne rodzaje metod komunikacji, takie jak telefon, e-mail, konferencje lub spotkania twarzą w twarz i przeglądy. Plan komunikacji jest często używany, gdy interesariusze przekazują wiadomości tam iz powrotem przez system. Użytkownicy zewnętrzni rzadko są aktywni w tym planie komunikacji, ponieważ treść wiadomości może być bardzo tajna i zawierać poufne informacje biznesowe.
Plany zewnętrznej komunikacji biznesowej są po prostu przeciwieństwem powyższego planu; zewnętrzni interesariusze potrzebujący informacji korzystają z nich. Choć może się wydawać, że wewnętrzne i zewnętrzne plany komunikacji biznesowej zawierają czasami te same informacje, nie zawsze tak jest. Na przykład spółki publiczne często mają określoną osobę lub biuro, które zajmuje się całą zewnętrzną komunikacją lub wiadomościami. Pozwala to na stworzenie jednolitego frontu, gdy firmy przechodzą przez trudne okresy biznesowe lub muszą wysyłać wiadomości do grup zewnętrznych. Właściciele i kadra kierownicza często są bardzo zaangażowani w te plany, aby zapewnić, że żadne negatywne wiadomości ani tony nie będą wysyłane do zewnętrznych interesariuszy.
Plan komunikacji kryzysowej to specjalna forma, która sprawdza się tylko w sytuacji kryzysowej, której doświadcza biznes. Wszystkie plany komunikacji biznesowej mają jakąś formę elementu kryzysowego. Firma może przechodzić przez wiele różnych kryzysów w trakcie swojego życia, chociaż nie wszystkie sytuacje są kryzysami dla wszystkich firm. Na przykład jeden kryzys wewnętrzny może być nagłym brakiem zasobów naturalnych. Następnie firma musi przekazać interesariuszom wewnętrznym, w jaki sposób firma i jej elementy zareagują na ten kryzys i utrzymają normalne operacje biznesowe.
Posiadanie planów komunikacji biznesowej w sytuacjach kryzysowych pozwala firmie stworzyć mieszany kanał komunikacji. Dzięki temu firma może skutecznie komunikować swoje reakcje na kryzysy zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym interesariuszom. Ponownie, umożliwia to zjednoczenie frontu komunikacyjnego i zapewnia stabilność w trudnym czasie.