Firma koncepcyjna istnieje jako pomysł w umyśle przedsiębiorcy. Zazwyczaj przedsiębiorca przedstawia swój pomysł lub koncepcję w biznesplanie lub dokumencie koncepcyjnym, aby mógł wyjaśnić tę koncepcję partnerom i inwestorom, aby zebrać początkowe zasoby potrzebne do uruchomienia firmy. Firmy koncepcyjne są często kojarzone z projektami, które mają znaczące perspektywy w zakresie własności intelektualnej, takimi jak oczekujące patenty, i współpracują z firmami venture capital.
Inwestorzy zazwyczaj decydują się na inwestowanie w spółki w oparciu o miary ilościowe, takie jak zysk na akcję, cena akcji, zysk netto lub potencjał rynkowy. Na początkowych etapach zakładania firmy lub gdy firma stara się wprowadzić na rynek innowacyjny produkt, nie będzie żadnych ilościowych informacji, które przedsiębiorca mógłby pokazać potencjalnym inwestorom. Dotyczy to zwłaszcza produktów wyjątkowych, które nie mają już na rynku porównywalnych produktów.
W takich przypadkach przedsiębiorca musi pracować na podstawie koncepcji. Przedstawia firmę na papierze, która zajmuje się wszystkimi kwestiami, które firma operacyjna musiałaby rozwiązać. Prezentacja koncepcji może zawierać diagramy produktów, biografie przywódców, harmonogramy produkcji, budżety i prognozy finansowe. Może również obejmować badania rynkowe i oceny potrzeb, aby przekonać inwestorów o prawdopodobieństwie sukcesu.
Przykładem wykorzystania firm koncepcyjnych jest branża biotechnologiczna, gdzie lekarz lub naukowiec może mieć unikalny pomysł na ulepszenie procesu medycznego lub rozwiązanie schorzenia. Jego pomysł może być opatentowany, ale czas potrzebny na wprowadzenie produktu na rynek może być trudny dla wynalazcy bez znacznych zasobów finansowych. Koszt przetestowania produktu w celu przejścia go przez proces regulacyjny może przekraczać możliwości pojedynczego wynalazcy. Wynalazca przedstawiłby swój pomysł jako firmę koncepcyjną. W oparciu o wynalazek i perspektywę wyłączności opartej na patentach, firmy venture capital i duże firmy farmaceutyczne finansowałyby firmę koncepcyjną, dopóki produkt nie zostanie wprowadzony na rynek.
Innym przykładem wykorzystania firmy koncepcyjnej jest sytuacja edukacyjna. Niektóre szkoły inżynierskie prowadzą programy, które pomagają wprowadzać wynalazki uczniów na rynek. Student na wydziale inżynieryjnym może opracować firmę koncepcyjną, którą należy rozważyć w celu uzyskania wsparcia. Szkoła może zdecydować się na sfinansowanie koncepcji, zorganizowanie zewnętrznych inwestorów i pomoc uczniowi w poruszaniu się po procesie patentowym. Niektóre szkoły przyjęły tego typu program w zamian za niewielką inwestycję kapitałową w powstałą spółkę, która, jak się spodziewają, przyniesie duże dywidendy, gdy firma koncepcyjna zacznie funkcjonować.