Audyt w firmie lub organizacji to ocena zgodności. Wewnętrzny audyt jakości zwykle koncentruje się na przestrzeganiu obowiązującego w firmie systemu zarządzania jakością, chociaż może również dotyczyć innych obszarów, takich jak przepisy i regulacje rządowe. Wewnętrzne audyty jakości są proaktywnym sposobem określenia gotowości do audytu zewnętrznego i zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy.
Zasadniczo istnieją trzy rodzaje lub poziomy audytu, które występują w związku z firmą lub organizacją. Zewnętrzny audyt jakości, zwany również audytem strony trzeciej lub audytem trzeciego poziomu, jest przeprowadzany przez jakąś formę niezależnego podmiotu, takiego jak agencja regulacyjna. Drugi poziom odnosi się do reakcji klientów lub użytkowników końcowych. Trzeci typ, wewnętrzny audyt jakości, jest przeprowadzany przez wewnętrzny zespół audytorski.
Wewnętrzny audyt jakości jest cennym narzędziem zarządzania. Informacje zwrotne z innych źródeł, w tym zadowolenie klienta i wyniki audytu zewnętrznego, szczegółowo opisują ostateczne wyniki. Wewnętrzny audyt jakości zapewnia kierownictwu środki do zbadania procedur firmy oraz skuteczności produktów i usług przed osiągnięciem tego punktu. Częstotliwość audytów jest różna w zależności od wielkości i charakteru każdej firmy, ale generalnie zaleca się przeprowadzanie audytu raz w roku.
Normalnie lista kontrolna poprowadzi etapy i poszczególne kroki audytu. Listy kontrolne dla audytów wewnętrznych będą specyficzne dla każdej firmy. Większość z nich jest udoskonalana i rozszerzana w miarę rozwoju firmy, a wiele z nich staje się obszernych i szczegółowych. Prawidłowo wypełnione listy kontrolne stają się cennym zasobem dla zespołu zarządzającego.
Większość audytów rozpoczyna się od spotkania audytorów z zespołem zarządzającym, aby nakreślić zakres procesu i odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości. Ten krok jest następnie powtarzany na koniec audytu w celu omówienia kwestii niezgodności i zalecanych działań naprawczych. Wewnętrzne audyty jakości nie powinny skupiać się wyłącznie na niedociągnięciach, ale powinny również identyfikować obszary o wyjątkowych wynikach i podkreślać praktyki, które działają dobrze. Może to budować ogólne morale i prowadzić do atmosfery sprzyjającej współpracy podczas procesu audytu.
Jednym z kluczowych etapów wewnętrznego audytu jakości jest rekomendacja działań korygujących, które należy podjąć w odniesieniu do obszarów problemowych. Ogólnie rzecz biorąc, zalecenia te nie są opcjonalne i towarzyszą im docelowa data zapewnienia zgodności. Audyt nie jest uważany za zakończony, dopóki te kwestie nie zostaną skorygowane i ponownie zbadane przez zespół audytowy.