Polityki i procedury są narzędziami strukturalnymi, które określają, jak firma działa i jak osiąga swoje cele. Zasady działają jak wytyczne, określając, co firma zrobi, a czego nie. Procedury to metody stosowane do realizacji czynów, do których firma się zobowiązuje i których używa, aby zapobiec naruszeniom ustalonych przez nią zasad. Narzędzia te są zazwyczaj aktywami dla firmy, ale mogą służyć jako wady w niektórych sytuacjach, gdy potrzebna jest natychmiastowa elastyczność.
Aby uprościć sprawy, zasady można traktować jako granice firmy. Polityki zapewniają firmom możliwość potwierdzenia ich tożsamości i nadania treści ich celom. Osoby mogą korzystać z tych wskazówek, aby opracować realistyczne oczekiwania organizacji.
Procedury można traktować jako pojazdy używane do pozostawania w granicach. Narzędzia te służą do narzucania i dyktowania działań i decyzji. Organizacje na ogół mają zasady i procedury dotyczące wszystkich aspektów ich spraw. Może to obejmować zatrudnianie, relacje z klientami i księgowość. Razem, polityki i procedury przynoszą korzyści firmom, ponieważ zapewniają środki do ujednolicenia.
Bez tych narzędzi byłoby trudne, jeśli nie niemożliwe, zapewnienie, że wszyscy w dużej organizacji radzą sobie z tymi samymi sytuacjami w ten sam sposób. Ten brak pewności może spowodować, że firma zmierzy się z wieloma problemami, w tym z kwestiami prawnymi, brakiem zaufania klientów i niepowodzeniem. Chociaż struktura zapewniana przez te narzędzia jest ogólnie korzystna, zdarzają się przypadki, w których zasady i procedury mogą mieć negatywne skutki.
Ponieważ narzędzia te mają na celu zapewnienie struktury, często eliminują elastyczność. Czasami mogą pojawić się sytuacje szczególne, z którymi najlepiej postępować wbrew normalnej praktyce. Może nie wystarczyć czasu na przejście przez odpowiedni proces w celu uzyskania potrzebnego pozwolenia na odejście od polityki lub procedury, które utrudniają optymalne rozwiązanie sytuacji. Ze względu na zgodność te kwestie mogą być w rezultacie źle obsługiwane.
Zasady i procedury firmy są często publikowane. Mogą one wszystkie znajdować się w jednym dokumencie lub mogą być podzielone na różne dokumenty, z których korzystają osoby, których dotyczą. Na przykład, te zasady i procedury, które odnoszą się do pracowników, mogą znajdować się w podręczniku pracowniczym, podczas gdy praktyki księgowe mogą być wymienione w podręczniku relacji inwestorskich. W każdym razie informacje te są zwykle szeroko dostępne dla pracowników i opinii publicznej.
Chociaż polityki i procedury są wybierane przez każdą firmę i mogą nie być prawem per se, mogą mieć konsekwencje prawne. Jeśli firma naruszy warunki, które określiła, aby kierować swoimi działaniami, może zostać pozwana za naruszenie umowy. Może się tak zdarzyć, nawet jeśli strona wnosząca pozew nie ma historii powiązań z firmą. Na przykład kandydat może pozwać firmę za naruszenie jej polityki zatrudniania.