Profil kompetencyjny to lista wiedzy, umiejętności i zdolności niezbędnych do dobrego wykonywania pracy. Rodzaje umiejętności wymienione w profilu kompetencji zależą od stanowiska i środowiska pracy. Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy tworzą profile kompetencji albo w celu oceny kandydatów do pracy, albo określenia, gdzie pracownik musi poprawić wydajność, aby sprostać potrzebom stanowiska. Profile kompetencyjne są zwykle wykorzystywane w ramach zarządzania zasobami ludzkimi opartymi na kompetencjach (HR). Są one podobne do opisów stanowisk, ale zapewniają środki do oceny, w jaki sposób zestaw umiejętności pracownika i wydajność pracy mierzą się z wymaganiami.
Profile tego typu mogą obejmować umiejętności takie jak pisanie na maszynie, segregowanie i higiena osobista. Mogą również wymagać stopni naukowych i certyfikatów, które zagwarantują kandydatowi wykształcenie potrzebne na danym stanowisku. Prace budowlane często wymagają certyfikatów w zakresie obsługi niektórych rodzajów maszyn, takich jak wózki widłowe, które mogą pomóc zapewnić biegłość i bezpieczeństwo pracownika podczas obsługi ciężkiego lub drogiego sprzętu.
W miarę jak zmieniają się potrzeby firmy związane z zatrudnieniem, zmienia się również profil kompetencyjny na tym stanowisku. Jeśli asystent administracyjny pracuje w biurze, które nabywa system komputerowy, nauka obsługi systemu komputerowego staje się częścią opisu stanowiska dla stanowiska, a tym samym częścią profilu kompetencji dla stanowiska. Zmiana profilu kompetencji może również obejmować usunięcie przestarzałych wymagań dotyczących kompetencji, które nie mają już zastosowania na danym stanowisku. W wielu biurach obsługa faksów byłaby przestarzałym i niepotrzebnym wymogiem umiejętności, podczas gdy niektóre biura nadal używają faksów na co dzień.
Zarządzanie zasobami ludzkimi to dział firmy, który zarządza działalnością pracowników. Są oni generalnie odpowiedzialni za zatrudnianie, szkolenie i zwalnianie pracowników i często są odpowiedzialni za przekazywanie wiadomości między kierownictwem firmy a pracownikami. Profil kompetencyjny jest zwykle tworzony przez członka HR w celu oceny, jak dobrze pracownicy wykonują swoją pracę, zwykle w celu oceny ich pracy i szkolenia ich, aby mogli lepiej wykonywać swoją pracę. Pracownicy, którzy nie posiadają niezbędnych do pracy kompetencji, mogą zostać poproszeni o nauczenie się nowych umiejętności lub uzyskanie certyfikatu w zakresie określonych umiejętności jako warunek dalszego zatrudnienia na tym stanowisku.
Profil kompetencyjny może również pomóc pracownikowi HR usprawnić operacje poprzez przenoszenie pracowników na stanowiska, do których ich umiejętności są lepiej dostosowane. Może to oznaczać przeniesienie szczególnie utalentowanego pracownika na stanowisko, na którym będzie mogła lepiej wykorzystywać swoje umiejętności. Może to również oznaczać usunięcie pracownika ze stanowiska wymagającego kwalifikacji, jeśli stanie się jasne, że nie może on zdobyć umiejętności potrzebnych do pozostania na tym stanowisku. Usunięcie pracownika jest zwykle ostatecznością, gdy szkolenia korekcyjne okazały się nieskuteczne w podnoszeniu umiejętności pracownika do poziomów określonych w profilu kompetencyjnym.