Dostawcy to osoby lub firmy, które dostarczają towary lub usługi innym osobom lub firmom. Zarządzanie dostawcami to termin używany do opisania procesu wyszukiwania, kwalifikowania i prowadzenia interesów z dostawcami. Typowe czynności obejmują badanie dostawców, negocjowanie umów, uzyskiwanie ofert, ocenianie wydajności, tworzenie i aktualizowanie plików dostawców oraz zapewnianie, że płatności są dokonywane prawidłowo.
Gdy firma ustali, że ma potrzebę, którą należy zlecić na zewnątrz, rozpoczyna się zarządzanie dostawcami. Firma musi znaleźć jednego lub więcej dostawców, którzy mogą dostarczyć potrzebne towary lub usługi, i ocenić każdego dostawcę na podstawie ceny, możliwości, czasu realizacji, jakości pracy i reputacji firmy. Proces ten często obejmuje żądanie wyceny, sprawdzanie referencji i badanie firmy za pomocą zasobów internetowych. Może również obejmować sprawdzenie stabilności finansowej, ubezpieczenia i certyfikatów potencjalnego dostawcy.
Po wybraniu dostawców zarządzanie dostawcami to kwestia zarządzania pulą dostawców, przydzielania zadań lub umów w miarę potrzeb, monitorowania wydajności dostawców i zapewniania przestrzegania warunków umowy. W dużych firmach menedżer dostawcy często ma więcej niż jednego dostawcę w puli dla każdego typu produktu usługi. Niektórzy dostawcy mogą być preferowani, co oznacza, że są pierwszym wyborem, gdy powstaje projekt. Inni mogą być dostawcami zapasowymi, którzy zostaną wezwani, jeśli preferowany dostawca nie może zaakceptować danego projektu lub nie wykona go.
Zarządzanie dostawcami często wiąże się z dużą ilością dokumentów elektronicznych lub ręcznych. Wiele systemów rozliczeń wymaga, aby dostawcy byli zarejestrowani w bazie danych. Może to wymagać zebrania danych kontaktowych dostawcy, zaświadczeń o ubezpieczeniu i numerów identyfikacyjnych podatnika. Jeżeli sprzedawca będzie miał dostęp do informacji zastrzeżonych lub prywatnych, zwykle należy podpisać umowę o nieujawnianiu lub inną tego rodzaju umowę i umieścić ją w aktach sprzedawcy. Wiele firm wymaga corocznej aktualizacji plików dostawców, więc kierownik dostawcy będzie musiał co roku zapewnić otrzymywanie aktualnych dokumentów.
Termin zarządzanie dostawcami jest zwykle używany w kontekście operacji biznesowych, ale od czasu do czasu osoby fizyczne mogą również potrzebować zarządzania dostawcami. Na przykład właściciel domu może potrzebować umowy z dekarzem lub projektantem wnętrz; w takiej sytuacji będzie musiał uzyskać oferty, wybrać dostawcę, monitorować jakość pracy i przetwarzać płatności, tak jak robi to firma. Salony fryzjerskie, agenci ubezpieczeniowi, placówki opieki nad dziećmi i podobne usługi osobiste są również przykładami sprzedawców, z którymi dana osoba może często współpracować.