Cykl zakupowy to szereg kroków związanych z procesem nabywania towarów do sprzedaży lub użytkowania przez firmę lub agencję. Zaczyna się od zidentyfikowania zapotrzebowania na dany produkt, przechodzi przez proces zakupu i dostawy, a kończy na odnowieniu, gdzie ludzie decydują, czy potrzebują więcej produktu. Często cały dział nadzoruje ten proces. Ten dział musi znaleźć najlepsze produkty w najlepszych cenach, biorąc pod uwagę ograniczenia, takie jak odmowa prowadzenia interesów z niektórymi firmami lub krajami w trakcie decydowania, co i skąd nabyć.
Kiedy firma zidentyfikuje zapotrzebowanie na produkt, cykl zakupowy rozpoczyna się od zebrania informacji. Ludzie badają dostępne opcje zaspokojenia potrzeb i zbierają dane o cenach, rabatach, terminach dostawy i innych kwestiach. Po zidentyfikowaniu najlepszego możliwego źródła zwracają się do dostawcy w celu rozpoczęcia negocjacji umowy. Może to być tak proste, jak zamówienie kilku skrzynek papieru z papierni, lub tak złożone, jak negocjacje dotyczące zupełnie nowego systemu komputerowego dla agencji rządowej.
W tej części cyklu zakupowego ludzie po obu stronach pracują, aby uzyskać najlepszą ofertę. Dostawca rozważy takie czynniki, jak wielkość zamówienia i prawdopodobieństwo powtórnych zamówień, podczas gdy firma zastanawia się nad takimi kwestiami, jak to, jak szybko potrzebuje produktu. Może zażądać próbek, aby móc ocenić jakość i porównać oferty od różnych dostawców. W końcu sfinalizuje umowę z umową sprzedaży i czeka na dostawę.
Po dostawie ludzie używają lub sprzedają produkt, doprowadzając do końca cykl zaopatrzenia, ponieważ stają przed nowym zapotrzebowaniem na produkt lub ukończeniem projektu i brakiem dalszej potrzeby na dany produkt. Mogą wyrzucić nieużywany produkt, zwrócić wypożyczone, pozbyć się uszkodzonych i zużytych produktów oraz zdecydować, czy muszą zamawiać więcej. Na tym etapie cyklu zakupowego ludzie mogą poprosić pracowników i innych o informacje zwrotne na temat tego, jak dobrze produkt spełnił ich potrzeby, aby zdecydować, czy chcą skorzystać z tego samego dostawcy, czy zwrócić się do kogoś nowego.
W firmie zazwyczaj obowiązują określone procedury zakupowe. Ludzie muszą przestrzegać tych zasad, jeśli chcą zamówić nowe produkty, od złożenia prawidłowego formularza zamówienia po upewnienie się, że ktoś jest dostępny do podpisania produktu w momencie dostawy. Może to być skomplikowane w miejscach pracy, w których występują problemy, takie jak kwestie bezpieczeństwa, gdzie ochrona bezpieczeństwa w miejscu pracy może wymagać dodatkowych kroków, takich jak sprawdzanie przeszłości dostawców podczas cyklu zamówień.