Koszty administracyjne to koszty, które są związane z zarządzaniem i ogólnymi funkcjami organizacji i nie są bezpośrednio związane z konkretnym działem. Czasami uważane za część ogólnych wydatków biznesowych, koszty te mogą dotyczyć podstawowych potrzeb, takich jak wynajem powierzchni dla firmy, usługi komunalne lub materiały biurowe. Koszty administracyjne mogą również obejmować pensje osób, które nie są zaangażowane w sprzedaż, produkcję lub inne działy w firmie, takich jak kadra kierownicza wyższego szczebla, sekretarki i recepcjonistki.
Niezwiązany z jednym działem
Czasami określane jako wydatki ogólne lub wydatki operacyjne, wydatki administracyjne obejmują wszelkie koszty, które oferują szerokie korzyści dla organizacji. W związku z tym ich korzyści przekraczają granice działów i umożliwiają realizację wielu funkcji. W większości przypadków wszelkie wydatki, które są ograniczone do określonego działu lub działu firmy i które oferują niewielkie lub żadne bezpośrednie korzyści dla innych obszarów organizacji, nie są uważane za wydatki administracyjne. Niektóre wydatki, które wydają się być powiązane z jednym działem, takie jak księgowość lub prawnik, można uznać za administracyjne, ponieważ przynoszą korzyści całej organizacji.
Użytkowe
Jednym z najczęstszych rodzajów wydatków administracyjnych w wielu organizacjach jest koszt mediów. Opłaty za ogrzewanie, chłodzenie, energię elektryczną i wodę tradycyjnie zalicza się do kosztów administracyjnych. Uwzględnione mogą być również koszty dostępu do Internetu oraz usług telefonii stacjonarnej i komórkowej. Jednak w niektórych organizacjach usługi telefonii komórkowej są klasyfikowane jako wydatki dla działów pracowników korzystających z tych usług.
Wynajem
Innym przykładem wydatku administracyjnego jest koszt najmu lub wynajmu powierzchni dla organizacji. Może to obejmować wynajem powierzchni sklepów detalicznych, wynajem pakietu biur w budynku lub wynajem obiektów produkcyjnych, jako kilka przykładów. Cała organizacja czerpie korzyści z posiadania przestrzeni do działania, więc nie ma możliwości powiązania tych podopiecznych z konkretnym działem.
Wynagrodzenia
Wynagrodzenia można również uznać za wydatki administracyjne. Dotyczy to w szczególności kadry kierowniczej i menedżerów, których obowiązki obejmują wiele obszarów organizacji, a nie jeden dział. Więcej niż jeden obszar czerpie korzyści z wysiłków menedżera, więc uważa się, że wydatek ma charakter ogólny.
Wykluczone koszty
Przepisy stosowane do definiowania kosztów administracyjnych różnią się w zależności od miejsca, ale istnieją pewne rodzaje kosztów, które prawie nigdy nie są definiowane jako administracyjne. Obejmują one wszelkie koszty, które mogą być bezpośrednio związane z działaniami sprzedażowymi i marketingowymi lub badaniami nad rozwojem nowych produktów lub usług. Koszty produkcji, czy to sprzętu, czy surowców, również prawdopodobnie nie będą uważane za wydatki administracyjne.
Organizacje charytatywne
W przypadku organizacji charytatywnych i innych organizacji nastawionych na zysk koszty administracyjne są często definiowane inaczej niż w przypadku firm nastawionych na zysk. W wielu przypadkach wszelkie pieniądze, które są wnoszone do organizacji charytatywnej i wydawane przez organizację, zamiast przekształcać je w akcje charytatywne lub darowizny, są liczone jako koszt administracyjny. Dlatego wszystkie koszty prowadzenia organizacji, takie jak pensje, marketing, czynsze i media, nazwano by wydatkami administracyjnymi.