Protokół ze spotkania to sprawozdanie z oficjalnego spotkania, zwykle rady dyrektorów firmy lub organu rządowego. Jednak wiele grup wolontariuszy prowadzi również protokoły ze spotkań, aby sporządzić historyczny opis wszystkich zatwierdzonych zapisów, decyzji i rachunków. Protokół jest zwykle sporządzany przez jedną osobę, a następnie zatwierdzany na następnym posiedzeniu zarządu, po tym, jak wszyscy członkowie zarządu mieli możliwość przejrzenia i wprowadzenia wszelkich poprawek.
W większości przypadków protokoły ze spotkań są bardzo technicznym i merytorycznym opisem tego, co miało miejsce na spotkaniu. Zatwierdzenie protokołu odbywa się zwykle z bardzo niewielką ilością dyskusji lub bez niej. Jednak w niektórych przypadkach, na przykład w przypadku wysoce kontrowersyjnej kwestii lub błędu, może być dużo dyskusji. Zazwyczaj zdecydowana większość członków zgadza się co do tego, co powinien zawierać protokół. Nie stają się oficjalną częścią rejestru, dopóki nie zostaną zatwierdzone przez zarząd.
Format protokołu spotkania może się różnić w zależności od organizacji, ale zwykle jest bardzo prosty. Rozpoczyna się od wyszczególnienia zebrania ciała, podaje datę i godzinę zebrania, obecnych członków i oferuje krótki przegląd każdego punktu porządku obrad oraz zapis głosowania, jeśli taki został oddany, dla każdego punktu. Odnotowuje również czas odroczenia i zwykle podaje datę i godzinę następnego spotkania.
Protokół z posiedzenia sporządza osoba wyznaczona na sekretarza. W zależności od sytuacji może to być członek zarządu lub nie. Jeśli nie jest członkiem zarządu, cała praca sekretarza polega na robieniu notatek. Jeśli jest to członek zarządu, praca jest nieco trudniejsza, ponieważ można oczekiwać, że oprócz robienia notatek będą uczestniczyć w dyskusji i głosować. Ogólnie rzecz biorąc, w przypadku organu lub spółki rządowej sekretarz nie będzie członkiem zarządu. W przypadku organizacji wolontariackich sekretarz zwykle jest w zarządzie i bierze pod uwagę urzędnika zarządu.
Protokoły mogą różnić się od innych relacji ze spotkania, takich jak te znalezione w gazecie, ponieważ mają charakter bardzo chronologiczny. Każda pozycja w protokole jest zgłaszana w kolejności, w jakiej się wydarzyła. Jeśli spotkanie zostanie omówione w gazecie, reporter zazwyczaj zaczyna pisać o sprawie, która jest uważana za najbardziej wartą opublikowania. Inne kwestie mogą, ale nie muszą być objęte, w zależności od ich względnego znaczenia. Należy zauważyć, że każdy rodzaj relacji, protokół ze spotkania i artykuł w gazecie jest poprawny ze względu na swój styl.