W świecie zarządzania projektami kontroler projektu dba o kondycję finansową projektów. Każdy projekt, którego podejmuje się firma, to ryzyko finansowe. Zadaniem kontrolera projektu jest upewnienie się, że firma nie trwoni milionów dolarów na projekt o wartości netto tylko tysięcy. Kontrolerem projektu jest często sumienie biznesowe kierownika projektu.
Większość zasobów w projekcie ma na celu ukończenie projektu. Tylko finansowa część zespołu ma swoje cele mierzone w dolarach. Ta praca jest czasami nazywana analitykiem finansowym projektu. Tytuł ten oznacza, że kontroler projektu ponosi ostateczną odpowiedzialność finansową za działania projektowe.
Projekt definiuje się jako tymczasowy zbiór zadań roboczych zaprojektowanych do osiągnięcia określonego celu. Projekty często wymykają się spod kontroli, ale ostatecznie mają mieć wartość dla firmy. Każdy projekt posiada listę wymaganych zadań zwaną ścieżką krytyczną. Są też inne zadania, zwane zadaniami skojarzonymi, które mogą, ale nie muszą, wystąpić na tej ścieżce krytycznej.
Przykładem ścieżki krytycznej w projekcie naprawy samochodu z uszkodzonym silnikiem mogą być wszystkie zadania związane z naprawą silnika. Powiązanymi zadaniami mogą być np. pomalowanie samochodu na nowy kolor, co nie jest absolutnie niezbędne do ukończenia projektu. Kontroler projektu widziałby proces z perspektywy finansowej, patrząc na koszt samochodu i sposób, w jaki można na nim zarobić. Następnie obliczałby marżę w projekcie, biorąc pod uwagę ostatnie wydatki kierownika projektu. Ta kalkulacja stanowi wartość netto projektu.
Kontroler projektu powinien być kluczowym elementem w procesie zarządzania projektami, tylko projekty zielonego oświetlenia, które mają potencjał zysku lub wydajności. Przekładają się one zwykle na oszczędności i potencjał zysku dla firmy. Przeważającą tendencją jest często nadmierne wydawanie pieniędzy na projekty i skupianie się na konkretnych celach zadaniowych, a nie finansowych. To sprawia, że zespoły programistyczne, ekipy budowlane i badacze wydają pieniądze, których nie powinni. Ktoś musi obserwować ten proces, a odpowiedzialny jest za to kontroler projektu.
Chociaż zadanie kontrolera projektu może nie wydawać się zbyt trudne, musi on wyważyć wszystkie strony i kwestie związane z projektem. Musi zdecydować, co jest konieczne do sfinansowania sukcesu projektu, a także określić, jakie środki można obciąć jako zbędny wydatek. To coś w rodzaju hazardu. Bez względu na to, jak sumiennie kontroler projektu wykonuje swoją pracę, nie ma gwarancji, że projekt kiedykolwiek osiągnie przewidywany sukces.