Zarządzanie zmianami w projekcie to proces, który umożliwia zespołom wprowadzanie zmian w projekcie, gdy jest to konieczne. Celem jest zminimalizowanie wpływu zmian w projektach na pomyślne dotrzymanie terminów projektów. Proponowane zmiany są badane w celu określenia poziomu ryzyka modyfikacji projektu. Po ustaleniu, że zmiana przyniesie wartość dodaną i nie wymaga większych modyfikacji, zostaje ona wdrożona. Jeśli proponowana zmiana jest potrzebna, ale wymaga zmodyfikowania planu projektu, żądanie zmiany jest przesyłane przez wnioskodawcę, zwykle członka zespołu lub klienta.
Niektóre problemy lub prośby o zmiany w planie projektu są często nieuniknione. Zazwyczaj plan zarządzania zmianą projektu jest ustalany z góry przed rozpoczęciem projektu. Umożliwia to systematyczny sposób radzenia sobie ze zmianami w projekcie i wprowadzaniem poprawek, które przesuwają cele i zadania projektu do przodu.
Gdy proponowane są zmiany w projektach, oceniany jest wpływ modyfikacji zmiany. Posiadanie planu zarządzania zmianą w projekcie może zapewnić spójność, aby mieć pewność, że ukończony projekt zaspokoi potrzeby klienta. Wpływ proponowanej zmiany projektu jest zazwyczaj analizowany pod kątem jednego z trzech wyników:
Po pierwsze, brana jest pod uwagę stosowność żądanej zmiany. Żądanie zmiany jest mierzone pod kątem tego, czy zmiana może nastąpić bez modyfikacji planu projektu. Zmianę można wdrożyć tak szybko, jak to możliwe, jeśli takie czynniki jak kryteria klienta, zakres projektu, harmonogram czy budżet nie wymagają modyfikacji.
Po drugie, zmiana może być odpowiednia, ale wymaga modyfikacji planu projektu. Zlecenie dotyczące zarządzania zmianami w projekcie jest zazwyczaj wypełniane przez wnioskodawcę. Zlecenie zmiany opisuje proponowaną zmianę i definiuje obszary projektu, na które ma ona wpływ. Informacje te mogą obejmować szczegóły dotyczące kosztów i potencjalnego ryzyka dla produktów projektu. Kierownik projektu wprowadza zmianę i modyfikuje plan projektu, aby odzwierciedlić modyfikacje.
Na koniec można zadecydować, że niektóre zmiany proponowane przez klienta lub członka zespołu nie są konieczne do przyjęcia. Można było stwierdzić, że wdrożenie zmiany nie dodaje wartości do projektu. W takim przypadku wniosek jest przenoszony na listę problemów projektu i rozwiązywany z wnioskodawcą w późniejszym terminie.
Kluczowi uczestnicy projektu są zwykle odpowiedzialni za proces zarządzania zmianami w projekcie. Zwykle kierownik projektu i sponsor — łącznik między kierownictwem a zespołem projektowym — muszą zatwierdzić zlecenie zmiany przed wprowadzeniem zmian w projekcie. Klienci muszą się również podpisać, jeśli proponowane zmiany będą miały na nich wpływ.