Zadania kontrolera dokumentów obejmują przeglądanie materiałów pisemnych dla firmy w celu upewnienia się, że przestrzega ona określonego zestawu standardów. W branżach regulowanych przez rząd, takich jak opieka zdrowotna lub edukacja, specjaliści ci mogą być odpowiedzialni za zapewnienie jednolitych procedur przeglądu dokumentów, zarządzania zmianami i przechowywania zgodnie z nakazami agencji regulacyjnych. Kontrola dokumentów może być również powiązana z innymi rolami zawodowymi, w tym pisarzami technicznymi lub personelem ds. zapewnienia jakości. Istnieje również wiele pakietów oprogramowania, które mają pomóc firmom zarządzać cyklami życia dokumentów, a zadania kontrolera dokumentów mogą obejmować pracę z tymi programami. Specjaliści ci mogą również współpracować z zewnętrznymi dostawcami, w tym drukarniami, tłumaczami i korektorami, aby zapewnić zachowanie standardów korporacyjnych na wszystkich etapach produkcji dokumentów.
Jednym z obszarów korporacyjnych, w którym często dostępne są zadania kontrolera dokumentów, jest zgodność z przepisami. Ich stanowiska mogą obejmować aktualizowanie i przeglądanie dokumentacji proceduralnej w celu upewnienia się, że odzwierciedla ona najnowsze praktyki w firmie, a także powiadamianie o wszelkich zmianach odpowiednim organom regulacyjnym. Kontrolerzy dokumentów mogą być również odpowiedzialni za identyfikację wymagań prawnych dotyczących dokumentacji zmian i upewnienie się, że wszelkie zmiany korporacyjne są odpowiednio przekazywane i wykonywane. Zadania kontrolera dokumentów w sprawach regulacyjnych zwykle nie są stanowiskami podstawowymi, ponieważ wymagają pewnego poziomu znajomości firmy lub agencji rządowych zaangażowanych w konkretną branżę.
Inne zadania kontrolera dokumentów mogą być dostępne dla kandydatów na poziomie podstawowym i często obejmują bardziej podstawowe funkcje administracyjne, takie jak aktualizacja baz danych dokumentów i systemu archiwizacji, a także przypisywanie numerów identyfikacyjnych do literatury. Mogą być również odpowiedzialni za ułatwianie przeglądu dokumentacji i audytu zarówno przez grupy wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Obowiązki te można łączyć z innymi ogólnymi funkcjami administracyjnymi, takimi jak wprowadzanie danych i zarządzanie plikami.
Zdecydowana większość podmiotów gospodarczych używa oprogramowania do kontroli dokumentów do identyfikacji, aktualizacji i przechowywania swojej literatury. Niektóre zadania kontrolera dokumentów polegają na używaniu tego oprogramowania do aktualizacji i konserwacji elektronicznych systemów informatycznych. Osoby pracujące w tym obszarze mogą również gromadzić odpowiednią dokumentację do archiwizacji i pomagać w zapewnieniu, że dokumenty publiczne są zgodne ze standardami korporacyjnymi dotyczącymi marki i kwestii prawnych. Mogą również zapewnić, że zapisy dokumentacji są aktualne i zgodne z odpowiednimi politykami i procedurami kontroli dokumentów. Inni pracownicy mogą zwracać się do tych specjalistów o wskazówki, szukając literatury korporacyjnej. Mogą również pomóc w przygotowaniu materiałów pisemnych, takich jak oferty, propozycje i wnioski o dotacje, upewniając się, że spełniają obowiązujące wymagania.