Urzędnicy techniczni mogą robić nieco inne rzeczy w różnych firmach, ale w większości przypadków ich praca skupia się głównie na przechowywaniu dokumentów, zarówno w plikach papierowych, jak i w cyfrowych bazach danych; mogą również być zaangażowani w faktyczne projektowanie archiwów i systemów komputerowych w celu promowania wydajności w ich specyficznym środowisku. W wielu przypadkach praca ta wiąże się również z dużą ilością pracy biurowej i podstawowych obowiązków administracyjnych, co skłania niektórych ludzi do utożsamiania tego stanowiska ze stanowiskiem podstawowego sekretarza. Chociaż opisy stanowisk często się pokrywają, większość stanowisk technicznych wymaga głębszej znajomości inżynierii informacyjnej, a nie prostego zarządzania dokumentami. Tego rodzaju profesjonaliści są również często wzywani do sprawdzania, a czasem także edytowania dokumentów technicznych i podręczników, co nie jest czymś, co robi większość standardowych asystentów administracyjnych, i często są oni zobowiązani do upewnienia się, że wszystkie systemy archiwizacji dokumentów są zgodne z odpowiednimi przepisami i przepisy prawne.
Podstawowe ustawienie zadania
W większości przypadków urzędnicy techniczni służą jako specjaliści wsparcia, którzy pomagają w przetwarzaniu i archiwizowaniu wysoce technicznych i szczegółowych informacji, i dlatego najczęściej znajduje się tego rodzaju pracę w branżach, które mają do czynienia z gęstą dokumentacją i mają wiele wymagań dotyczących archiwizacji. Firmy inżynierii budowlanej są jednymi z najczęstszych pracodawców, obok generalnych wykonawców. Firmy programistyczne i korporacje, które sprzedają głównie cyfrowe rozwiązania bazodanowe, mogą również potrzebować osób z tego rodzaju wiedzą. Niektóre firmy medyczne, takie jak szpitale i firmy ubezpieczeniowe, również mają wolne miejsca pracy. Praca z konieczności będzie wyglądać inaczej w różnych miejscach, ale podstawowe zadania i obowiązki są zwykle mniej więcej takie same.
Składanie dokumentów
Zarządzanie dokumentami jest zwykle jedną z najważniejszych rzeczy, które robią ludzie w zawodzie urzędnika technicznego. Może to obejmować wszystko, od otrzymywania dokumentów papierowych po przetwarzanie ich jako „otrzymanych” i przechowywanie ich, wysyłanie ważnych plików z firmy lub biura do innych osób oraz śledzenie i zapewnianie odbioru.
Niektóre z najważniejszych dokumentów zwykle dotyczą personelu, w tym wstępne dokumenty dotyczące pracowników, zapisy szkoleń i wszelkie uwagi dotyczące działań dyscyplinarnych pracowników. Ponadto większość prac biurowych polega na organizowaniu dokumentacji, która zawiera listę wymagań dotyczących projektów i wszelkich zmian w operacjach, zapewniając przestrzeganie zasad i dotrzymanie terminów. Dokumenty te zwykle muszą być stale aktualizowane i łatwo dostępne, aby osoby odpowiedzialne miały do nich dostęp w dowolnym momencie.
Cyfrowe Bazy Danych
Archiwizacja zwykle nie ogranicza się do dokumentów papierowych. Od osoby na tym stanowisku oczekuje się również, że będzie biegła w używaniu technologii do porządkowania dokumentów. Ten typ pracownika powinien zazwyczaj być w stanie określić, które oprogramowanie byłoby pomocne, i powinien wiedzieć, jak korzystać z różnych programów. Zadania pokrewne często obejmują instalowanie i rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem w razie potrzeby, a także tworzenie i aktualizowanie baz danych. Od pracowników po przeszkoleniu technicznym można również oczekiwać, że będą pomagać współpracownikom w innych zadaniach technicznych związanych z komputerem, w szczególności związanych z raportowaniem online lub systemami archiwizacji.
Projektowanie systemów i poprawa wydajności
W zależności od organizacji, urzędnik pełniący tę funkcję może również zostać poproszony o zaprojektowanie od podstaw systemów archiwizacji i zarządzania dokumentami. Tego rodzaju zadania często dotyczą inżynierii dokumentów, a główną rolą urzędnika jest zwykle znalezienie sposobów na uczynienie systemów bardziej wydajnymi i przyjaznymi dla użytkownika.
W zależności od kontekstu może również pomagać firmie w przestrzeganiu wymaganych przepisów dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentów. Firmy, które zajmują się takimi sprawami, jak wrażliwe informacje finansowe lub dane dotyczące zdrowia, często podlegają wyższym standardom i muszą przestrzegać pewnych przepisów — przepisów, które podlegają okresowym zmianom. Urzędnicy często są odpowiedzialni za przestrzeganie odpowiednich przepisów i pomoc w upewnianiu się, że istniejące systemy są zgodne.
Korekta i edycja
W niektórych przypadkach urzędnicy posiadający wiedzę techniczną pomagają nawet tworzyć i edytować podręczniki techniczne, aby zapewnić dokładność informacji. Korekta i edycja to duża część procesu, ale w niektórych przypadkach tego rodzaju profesjonaliści mogą zostać poproszeni o stworzenie przewodników lub podręczników — często dotyczących takich rzeczy, jak systemy nawigacji w dokumentach — które mogą być szeroko rozpowszechniane wśród pracowników i innych osób korzystających z programu w pytanie.
Podstawowe zadania biurowe
Podobnie jak w przypadku innych typów urzędników, urzędnik techniczny zwykle musi wykonać kilka zadań biurowych w ciągu dnia. Oznacza to, że profesjonaliści mogą oczekiwać, że odpowiedzą na telefon i albo odpowiedzą na zadane pytanie, albo przekierują rozmówcę do kogoś innego. Mogą również witać osoby, które odwiedzają biuro, a czasem służyć jako pierwszy kontakt osób z firmą. Dodatkowe zadania biurowe mogą obejmować faksowanie, wysyłanie e-maili i zarządzanie korespondencją.