Administratorzy systemów emerytalnych często zarządzają grupowymi i osobistymi kontami emerytalnymi, aby zapewnić odpowiednią obsługę środków. Specjaliści ci mogą również służyć jako łączniki między pracownikami a doradcami finansowymi lub inwestorami. Często ich obowiązkiem jest kierowanie pytań, znajdowanie odpowiedzi i przestrzeganie przepisów i ustaw, które mogą mieć wpływ na wzrost, dostępność i konsekwencje podatkowe funduszy. W związku z tym stanowiska administratora emerytur mogą być dostępne w firmach zajmujących się planowaniem finansowym, wewnętrznych wydziałach świadczeń pracowniczych, dostawcach świadczeń dla osób trzecich lub firmach konsultingowych. Mogą również służyć na stanowiskach nadzorczych, chociaż wymagania dotyczące kariery mogą zależeć od regionu zamieszkania.
Do podstawowych obowiązków administratora emerytur należy zakładanie funduszy emerytalnych i dokonywanie regularnych aktualizacji ewidencji członków. Wydarzenia takie jak zwolnienie z pracy i przejście na emeryturę, zgony, narodziny i rozwody mogą mieć wpływ na beneficjentów klienta. Opis stanowiska administratora emerytalnego może ponadto wymagać następujących czynności: przelewanie pieniędzy na lub z kont członków na żądanie, wystawianie miesięcznych lub kwartalnych zestawień oraz zapewnianie, że potrzeby emerytalne klientów są odpowiednio zaplanowane. Administratorzy emerytur mogą również przetwarzać płatności i współpracować z innymi działami w celu zapewnienia pełnej zgodności z prawem.
Firmy, które specjalizują się w planowaniu finansowym często dostarczają klientom bogactwo usług. Oprócz pomagania klientom w budowaniu bogactwa poprzez różnorodne instrumenty inwestycyjne, mogą również tworzyć fundusze emerytalne. Stanowiska administratora emerytur mogą zatem służyć jako konsultanci, dzięki którym przedstawiają klientom różne opcje planowania emerytury. Specjaliści ci mogą dostarczać przykładowe plany i kalkulacje przed wprowadzeniem rzeczywistych danych do odpowiedniego systemu, identyfikować luki w bieżącym planowaniu świadczeń klientów i promować odpowiednie pakiety finansowe. Gdy nie spotykają się z klientami, administratorzy emerytur mogą badać trendy rynkowe i nawiązywać nowe kontakty z potencjalnymi klientami.
Podczas pracy w firmie administratorzy mogą w ciągu dnia kontaktować się z wieloma pracownikami. Podstawowe funkcje mogą obejmować przygotowywanie pisemnych komunikatów dla uczestników lub beneficjentów, w tym pakietów zasiłkowych na wybory, odpowiedzi na wnioski o wycenę i odroczonych nabytych listów. Stanowiska administratora emerytur mogą również weryfikować świadczenia emerytalne z różnych programów i wydarzeń, odpowiadać na sprawy emerytalne z centrum obsługi kadr oraz rozpatrywać sprawy związane z żałobą. Specjaliści ci często prowadzą rejestry uczestników, więc przeglądanie i poprawianie danych w ramach bieżących procesów przeglądowych lub w odpowiedzi na otrzymane zapytania mogą wiązać się z dodatkowymi zadaniami.
Zewnętrzni dostawcy świadczeń często świadczą usługi zarządzania zasobami ludzkimi zarówno dużym, jak i małym firmom. Praca administratora emerytur w tym przypadku może wymagać żonglowania wieloma kontami firmowymi o zindywidualizowanych potrzebach. Często wymaga to znacznej komunikacji z klientami, w takich sytuacjach jak odpowiadanie na pytania pracowników lub odpowiadanie na potrzeby łącznika. Dostawcy zewnętrzni mogą również przeprowadzać prezentacje korporacyjne w celu poinformowania uczestników o wynikach rachunków i nowych przepisach lub prawach, które mają wpływ na opcje. W przypadku istotnych zmian w stabilności subemitentów funduszy, administrator może również informować klientów o takich zdarzeniach i proponować alternatywne rozwiązania.
Nadzorcy administratorów emerytur mogą nadzorować cały zespół profesjonalistów, którzy obliczają i wypłacają świadczenia emerytalne dla klientów. Stanowiska te są często odpowiedzialne za marketing świadczeń emerytalnych i monitorowanie procedur administracyjnych. Dodatkowe obowiązki mogą obejmować szkolenie członków personelu, zajmowanie się problemami klientów i przeglądanie danych w celu zapewnienia dokładności raportów emerytalnych. Wewnętrznie specjaliści ci mogą nadzorować obciążenie pracą i delegować obowiązki związane z kontem, podczas gdy zewnętrznie mogą kontaktować się z przedstawicielami sponsorów planu i pomagać w tworzeniu nowych pakietów dla obecnych i przyszłych potrzeb klientów.
Osoby, które chcą podjąć pracę administratora emerytur, często potrzebują czteroletnich stopni naukowych w biznesie, finansach lub rachunkowości. Jednak specyficzne wymagania edukacyjne i zawodowe prawdopodobnie będą zależeć od regionu, w którym dana osoba mieszka. Niektóre kariery administratora emerytur wymagają regionalnego certyfikatu, takiego jak tytuł Qualified Pension Administrator przyznany przez Amerykańskie Towarzystwo Aktuariuszy Emerytur. W Wielkiej Brytanii administratorzy emerytur muszą uzyskać jedną z kilku kwalifikacji zatwierdzonych przez Financial Services Authority.