Urzędnik księgi jest odpowiedzialny za wprowadzanie informacji do ksiąg rachunkowych w imieniu firmy lub organizacji. Przepisy w wielu krajach wymagają od właścicieli firm prowadzenia szczegółowej dokumentacji finansowej dotyczącej dochodów i wydatków, która jest weryfikowana i wykorzystywana podczas przygotowywania podatków i audytów firmy. Księgowy musi zapewnić, że informacje finansowe są dokładnie rejestrowane, a księgi firmy są bilansowane w trybie dziennym, tygodniowym lub miesięcznym.
Wiele firm prowadzi oddzielne księgi dla różnych rodzajów wydatków, takich jak płace lub zapasy. Zanim środki zostaną zdeponowane lub wycofane z tych kont, urzędnik księgi może najpierw przekazać wszystkie transakcje przez księgę główną. Depozyty są rejestrowane w księdze głównej, a następnie obciążane z tego konta i ponownie deponowane w odpowiedniej księdze pomocniczej. Urzędnik używa numerów kont księgi pomocniczej do śledzenia tych wpłat i wypłat, ale księga rachunkowa księgi głównej zawiera szczegółowe informacje o wszystkich obciążeniach i kredytach firmy.
Na koniec każdego dnia saldo końcowe księgi powinno odzwierciedlać łączną sumę salda początkowego dnia plus wszystkie uznania i minus wszystkie obciążenia. Zazwyczaj firmy wymagają od urzędnika codziennego bilansowania księgi głównej. Jeśli zostaną znalezione jakiekolwiek rozbieżności, pracownik księgi musi dokładnie przejrzeć wszystkie transakcje i rachunki, aby zidentyfikować źródło problemu. Urzędnik musi poprawić błąd i upewnić się, że saldo końcowe jest dokładne. W niektórych krajach urzędnicy nie muszą codziennie kontrolować ksiąg, ale im częściej księgi są przeglądane, tym łatwiej urzędnicy mogą wykryć i rozwiązać problemy.
Urzędnicy księgowi są czasami odpowiedzialni za przygotowywanie sprawozdań finansowych i prezentacje dla dyrektorów lub właścicieli firm. Mogą odpowiedzieć na pytania dotyczące wyników finansowych firmy, odwołując się do danych zawartych w księgach. Gdy organy podatkowe przeprowadzają kontrole, referent księgowy jest odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi na pytania biegłego rewidenta oraz dostarczenie kopii pokwitowań i informacji finansowych, o które zwrócono się przez biegłego rewidenta.
Niektóre firmy zatrudniają certyfikowanych księgowych do pracy w charakterze urzędników księgowych. Osoby te zwykle mają wykształcenie wyższe w zakresie rachunkowości, finansów lub pokrewnej dziedziny i są uprawnione do pracy jako księgowi. Duże firmy mogą zatrudniać dużą liczbę urzędników do nadzorowania finansów różnych działów firmy. Małe firmy czasami zatrudniają księgowych, którzy nie mają formalnego przeszkolenia w zakresie rachunkowości, do pracy w charakterze urzędników księgowych. Osoby te mogą, ale nie muszą, mieć wykształcenie wyższe, ale zwykle mają pewne doświadczenie jako administratorzy biur, sekretarki lub skarbnicy.