Administrator personalny pracuje w dziale kadr (HR) i odpowiada za sprawy związane z rekrutacją, szkoleniem i zwalnianiem pracowników. Jednostki rządowe i przedsiębiorstwa każdej wielkości zatrudniają administratorów personelu, chociaż w niektórych przypadkach organizacje działają bez personelu HR. W takich przypadkach przełożeni działów zazwyczaj zajmują się kwestiami kadrowymi. Duże firmy często zatrudniają zespół administratorów personalnych i dzielą między nich zadania HR. Administratorzy zwykle podlegają kierownikowi lub dyrektorowi działu HR lub personelu.
Gdy stanowiska pracy stają się wolne, administrator personelu musi utworzyć zapotrzebowanie na pracę. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje na temat podstawowych obowiązków zawodowych i zazwyczaj zawiera listę referencji akademickich i zawodowych, które kandydat musi posiadać, aby móc ubiegać się o stanowisko. Administratorzy zwykle ściśle współpracują z kierownikami działów w celu ustalenia zakresu wynagrodzeń na każdym wakującym stanowisku. Otwarte stanowiska są często publikowane wewnętrznie, co oznacza, że administrator personelu rozsyła po całej firmie memoranda lub e-maile, aby poinformować potencjalnych kandydatów o wakacjach. Jeśli firma nie może objąć stanowiska od wewnątrz, administrator ogłasza stanowisko na zewnątrz w gazetach, w urzędach pracy lub w Internecie.
Administrator personalny przegląda podania o pracę i planuje rozmowy kwalifikacyjne. Jeśli kierownik ds. rekrutacji chce zaoferować pracę konkretnemu kandydatowi, administrator musi negocjować warunki z kandydatem i przeprowadzić wszelkie niezbędne kontrole przeszłości lub referencji. Administrator przeprowadza orientację na nowego pracownika, która polega na wyjaśnianiu nowym rekrutom kultury firmy, benefitów i podstawowych funkcji zawodowych. W niektórych przypadkach administrator personelu bierze również odpowiedzialność za szkolenie nowych pracowników lub planowanie sesji szkoleniowych.
Spory między pracownikami a sprawami dyscyplinarnymi zwykle zajmują się personelem HR. Administratorzy personelu muszą zapewnić, że kierownicy działów nie naruszyli żadnych przepisów, dyskryminując pracowników lub działając nieetycznie. Administratorzy HR mogą zaaranżować degradację, przeszkolenie lub zwolnienie pracowników o słabych wynikach. Kiedy pracownicy są zwalniani, zazwyczaj to administrator personelu musi anulować świadczenia pracownicze i wypłacić ostateczną wypłatę zwolnionego pracownika. W niektórych przypadkach zwolnieni pracownicy wnoszą oskarżenia przeciwko firmie, w którym to przypadku administrator personelu może być zmuszony do stawienia się w sądzie, aby wyjaśnić postępowanie firmy.
W niektórych firmach stanowiska administratora są stanowiskami na poziomie podstawowym, o które mogą ubiegać się absolwenci szkół średnich. Duże korporacje często wymagają, aby personel HR miał dyplomy z zakresu biznesu, zarządzania lub administracji personelem. Doświadczeni pracownicy HR mogą przejść na stanowiska kierownicze. Ogólnie rzecz biorąc, menedżerowie HR mają minimalny bezpośredni kontakt z pracownikami firmy innymi niż administratorzy HR, którymi zarządzają.