Koordynator imprez okolicznościowych planuje i realizuje imprezy dla klientów indywidualnych i korporacyjnych. Odpowiedzialni za wszystkie najdrobniejsze szczegóły wydarzenia, osoby na tym stanowisku często nadzorują innych pracowników usług, w tym pracowników kontraktowych. Czasami opis stanowiska dla tego rodzaju kariery będzie wymagał stopnia naukowego lub innego specjalistycznego szkolenia, podczas gdy inne wymagają jedynie weryfikowalnego doświadczenia i dobrej reputacji w zakresie dostarczania wysokiej jakości wyników.
Znany również jako planista wydarzeń, niektóre wydarzenia lub działania, do których może zostać wezwany koordynator wydarzeń specjalnych, obejmują wesela, przyjęcia, spotkania firmowe, bankiety i przyjęcia prywatne. Koordynator może być właścicielem własnej firmy zajmującej się koordynacją wydarzeń, ale wielu z nich to pracownicy etatowi dużych firm i instytucji. Koordynatorzy pracujący w środowisku korporacyjnym są często powoływani jako członkowie zespołu ds. public relations lub marketingu.
Koordynator wydarzeń specjalnych pracujących na własny rachunek może być zobowiązany do koordynowania kilku wydarzeń w tym samym okresie. Dlatego koordynator musi być biegły w zatrudnianiu i delegowaniu zadań innym profesjonalistom pracującym w charakterze wsparcia, aby zapewnić, że szczegóły każdego wydarzenia są zadowalające i terminowe. Jednocześnie musi również śledzić wydatki, przygotowywać faktury dla klientów i pozostawać w stałej komunikacji z klientem, obsługą eventu i wszystkimi zewnętrznymi dostawcami dla każdego wydarzenia.
Koordynatorzy wydarzeń specjalnych muszą posiadać umiejętność dobrej współpracy z innymi i wykonywania wielu zadań jednocześnie. Oczekuje się, że większość z nich będzie komunikować się i zawierać umowy z zewnętrznymi dostawcami w celu udekorowania miejsca i zapewnienia, że sprzęt, taki jak oświetlenie i sprzęt nagłaśniający, jest bezpiecznie na miejscu w czasie imprezy. Muszą również być wykwalifikowani w negocjowaniu umów z zewnętrznymi dostawcami, aby zapewnić, że koszty imprezy mieszczą się w budżecie.
Średnia pensja za tę pracę będzie się różnić w zależności od poziomu wiedzy i doświadczenia koordynatora, a także regionu, w którym koordynator pracuje. Wynagrodzenie koordynatora zależeć będzie również od rodzaju obsługiwanych klientów oraz rodzaju lub liczby wydarzeń koordynowanych w ciągu roku. Wynagrodzenia dla niezależnych planistów wydarzeń lub osób, które prowadzą własną działalność koordynatora wydarzeń specjalnych, mogą się zmieniać w zależności od opłat klienta i kwot, które należy zapłacić personelowi pomocniczemu. Jednak pensje osób zatrudnionych na stanowiskach pracowniczych mają tendencję do uśredniania się w ustalonym tempie.