Administrator płac to osoba, która nadzoruje wystawianie listy płac oraz prowadzenie ewidencji płac. Administratorzy płac mogą mieć różne kwalifikacje w zależności od wielkości i charakteru firmy. W małej firmie jeden specjalista ds. księgowości może zająć się wszystkimi potrzebami księgowymi, w tym płacami, płatnościami dla dostawców, przetwarzaniem należności i innymi kwestiami. W większych firmach może funkcjonować dział płac nadzorowany przez wykwalifikowanego konta z zespołem urzędników, a w średniej wielkości jedna osoba pełni rolę administratora płac i skupia się wyłącznie na liście płac.
Niektórzy administratorzy płac mają maturę i uczą się w pracy. Inni przeszli programy szkoleniowe i certyfikacyjne, aby zdobyć podstawowe umiejętności w zakresie administracji biznesowej. Wiele szkół technicznych i kolegiów społecznych oferuje zajęcia przygotowujące ludzi do kariery w administracji płacowej. Więcej kwalifikacji może oznaczać wyższe wynagrodzenie na starcie, ale może nie być wymagane.
Administrator listy płac zbiera i weryfikuje informacje dotyczące czasu pracy i jest odpowiedzialny za wydawanie poprawnych i kompletnych czeków. W procesie generowania czeków, administratorzy płac muszą dokonywać potrąceń, w tym podatków, dobrowolnych składek na programy świadczeń i uposażenia wynagrodzenia. Te potrącenia są dokumentowane na każdej wypłacie, aby pracownik mógł zweryfikować ich poprawność.
Administratorzy płac również prowadzą ewidencję starych informacji płacowych. Będzie on używany do generowania dokumentów podatkowych na koniec roku, a także do dostarczania referencji w przypadku sporu o wypłatę. Pracownicy mogą nie zauważyć od razu problemów, takich jak otrzymanie wynagrodzenia po złej stawce, a pracownik może zakwestionować wypłatę zaległości sprzed kilku miesięcy, co sprawia, że prowadzenie dobrze uporządkowanych rejestrów, aby można było szybko pobrać i sprawdzić informacje, ma kluczowe znaczenie.
Ta praca zwykle wymaga umiejętności obsługi komputera. Większość administratorów płac używa programów komputerowych do generowania czeków i może potrzebować pracy z oprogramowaniem księgowym w celu wprowadzenia informacji o liście płac. Często spotyka się również miejsca pracy korzystające z skomputeryzowanych systemów pomiaru czasu, a administrator listy płac musi być zaznajomiony z systemem pomiaru czasu i jego działaniem.
Stawki wynagrodzenia dla osób na tych stanowiskach są różne. Im więcej ktoś ma doświadczenia lub przeszkolenia, tym wyższa może być płaca podstawowa. Praca dla dużych firm może zapewnić dostęp do świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i plany emerytalne, które mogą dodać wartość do wynagrodzenia. Potencjalny administrator wynagrodzeń może chcieć skorzystać z witryn z informacjami o wynagrodzeniach, aby porównać oferowane wynagrodzenia z obowiązującą stawką w branży i regionie.