Specjalista ds. refundacji medycznej wykonuje wiele ważnych obowiązków administracyjnych w szpitalu lub gabinecie lekarskim. Jest odpowiedzialny za prowadzenie dokładnej ewidencji informacji o pacjentach i zapewnienie terminowego regulowania rachunków. Specjaliści kodują również informacje o diagnozach pacjentów i składają formalne wnioski o płatność do towarzystw ubezpieczeniowych. W przypadku drogich rachunków współpracują z pacjentami, aby ustalić plany spłaty. Charakter pracy wymaga od profesjonalistów bardzo szczegółowej, zorganizowanej i wydajnej pracy.
Placówki opieki zdrowotnej mogą być gorączkowym miejscem pracy. Lekarze i pielęgniarki nieustannie się przemieszczają, odwiedzają pacjentów i rejestrują informacje na kartach medycznych. Specjalista ds. refundacji medycznej gromadzi wykresy i zapisy wypełniane przez lekarzy i wprowadza dane do komputerowego zbioru danych.
Kluczowym obowiązkiem specjalisty ds. refundacji leków jest przetłumaczenie informacji o pacjencie na standardowy format kodowania. Kodowanie formularzy pacjentów jest ważne, aby dokładnie rejestrować dokumentację medyczną i przesyłać łatwe do zrozumienia raporty do firm ubezpieczeniowych. Większość profesjonalistów jest przeszkolona w zakresie kodowania informacji zgodnie z przepisami obowiązującej terminologii proceduralnej (CPT) lub Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób (ICD). Po zakodowaniu rachunków specjaliści sprawdzają je pod kątem dokładności, zapisują dokumenty i wysyłają kopie do ubezpieczycieli.
Dla specjalisty ds. refundacji leków ważne są silne umiejętności komunikacyjne. Profesjonalista na co dzień zajmuje się pacjentami, przedstawicielami firm ubezpieczeniowych oraz lekarzami. Często rozmawia osobiście z pacjentami przed wyjściem z gabinetu, aby zebrać dopłaty i ustalić plany płatności. Jeśli raporty pacjentów stworzone przez lekarzy są niejasne, specjalista musi poprosić ich o wyjaśnienie punktów, aby zapewnić dokładne zapisy. Przedstawiciele ubezpieczeniowi dzwonią lub wysyłają e-mail do specjalisty, jeśli istnieje rozbieżność w konkretnym rachunku.
W większości krajów, aby móc wejść w tę dziedzinę, osoba musi uzyskać co najmniej stopień naukowy w dziedzinie kodowania medycznego lub technologii informacji medycznej. Stopnie są oferowane w wielu lokalnych szkołach wyższych, uniwersytetach i specjalistycznych szkołach technicznych, a ich ukończenie zwykle zajmuje około dwóch lat. Studenci zazwyczaj biorą udział w kursach z terminologii medycznej, kodowania form CPT i ICD, relacji międzyludzkich i informatyki.
Po ukończeniu programu studiów stowarzyszonych dana osoba może przystąpić do egzaminu certyfikacyjnego organizowanego przez szanowaną organizację krajową, aby zwiększyć swoje szanse na znalezienie pracy. Organizacje takie jak American Health Information Management Association w Stanach Zjednoczonych zapewniają nowym specjalistom kwalifikacje niezbędne do pracy w szpitalach, klinikach, oddziałach psychiatrycznych i prywatnych gabinetach lekarskich. Dzięki doświadczeniu i ustawicznemu kształceniu specjalista ds. refundacji medycznej może mieć szansę na zostanie menedżerem.