Menedżer ds. świadczeń pracowniczych jest odpowiedzialny za zarządzanie ogólnym administrowaniem planem świadczeń pracowniczych organizacji. Menedżerowie świadczeń pracowniczych pozyskują najlepsze plany od ubezpieczycieli po najbardziej konkurencyjnych stawkach, informują pracowników o świadczeniach i związanych z nimi kosztach oraz nadzorują składanie formularzy roszczeń pracowniczych do ubezpieczyciela. W organizacjach, które nie mają kierownika ds. świadczeń pracowniczych, obowiązki te są zwykle wykonywane przez dział kadr lub administrację biurową.
Pierwszym krokiem, jaki podejmują menedżerowie świadczeń pracowniczych przy tworzeniu planu zdrowotnego firmy, jest znalezienie planu, który będzie odpowiadał większości pracowników w najlepszych cenach. Wiąże się to z kontaktowaniem się z różnymi firmami ubezpieczeniowymi, aby dowiedzieć się, jakie oferują pakiety i po jakich stawkach. W przypadku większości organizacji idealny ubezpieczyciel oferuje elastyczne pakiety, które są dostosowane do jak najszerszego grona pracowników i przy najniższych kosztach. Po wybraniu ubezpieczyciela menedżer świadczeń pracowniczych nawiąże relację z osobą kontaktową zatrudnioną przez ubezpieczyciela, taką jak przedstawiciel planu lub sprzedawca korporacyjny.
Kierownik ds. świadczeń pracowniczych jest odpowiedzialny za jasne przekazanie szczegółów planu świadczeń pracowniczych wszystkim uprawnionym pracownikom. Te szczegóły obejmują: co obejmuje plan, koszt i opcje płatności. W przypadku wielu planów świadczeń pracowniczych koszt ubezpieczenia jest potrącany bezpośrednio z czeków płacowych pracowników. Menedżer ds. świadczeń pracowniczych utrzymuje również łączność między pracownikami a ubezpieczycielem, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania pracowników, na przykład czy mogą zrezygnować z planu, jeśli są już objęci planem współmałżonka.
Menadżer świadczeń pracowniczych zapewnia pracownikom takie materiały, jak podręcznik świadczeń, w którym przedstawiono ich świadczenia, a także kartę świadczeń, którą mogą przedstawić lekarzom w momencie zakupu, jeśli ich plan jest realizowany na zasadzie współpłacenia, a nie zwrotu kosztów. Programy świadczeń pracowniczych, które działają na zasadzie zwrotu kosztów, zazwyczaj oznaczają, że kierownik ds. świadczeń pracowniczych musi nadzorować dużą część papierkowej roboty w obie strony od pracownika do ubezpieczyciela. Menedżer ds. świadczeń pracowniczych zazwyczaj przegląda roszczenia przed ich złożeniem, aby upewnić się, że dołączono oryginały paragonów, a wszystkie niezbędne informacje znajdują się na formularzach, w tym numer identyfikacyjny planu zdrowotnego pracownika, numer ubezpieczenia społecznego i podpis.