Koordynator ds. płac zarządza systemem wynagradzania pracowników i opłacania podatków pracowniczych. Obejmuje to czas przetwarzania przepracowany dla zwykłego wynagrodzenia, ale może również obejmować zarządzanie zwrotami, obliczanie należnych świadczeń oraz premii za przetwarzanie i inne jednorazowe czeki. Rzeczywisty zakres pracy koordynatora zależy od struktury organizacyjnej firmy. Duże firmy o zróżnicowanych działach księgowych zazwyczaj wyznaczają koordynatora płac, ściśle zajmującego się przetwarzaniem. Małe firmy bez dedykowanego personelu księgowego lub kadrowego prawdopodobnie będą oczekiwać, że koordynator zrobi wszystko, co konieczne, aby zapłacić pracownikom i śledzić świadczenia.
Jedną z najbardziej skomplikowanych części operacji biznesowych jest przetwarzanie płac. Zadanie jest ściśle regulowane z wielu kierunków. Pracodawcy są prawnie zobowiązani do wynagradzania pracowników zgodnie z harmonogramem, w uzgodnionej wysokości oraz odpowiedniego wynagradzania za przepracowane nadgodziny. Firmy są również prawnie zobowiązane do płacenia odpowiednich podatków związanych z zatrudnieniem władzom lokalnym i regionalnym. Ponadto organy podatkowe wymagają od firm przechowywania dowodu czasu przepracowanego przez pracowników w przypadku, gdy wydatki biznesowe są kontrolowane przez rząd.
Te potencjalne zobowiązania prawne sprawiają, że zarządzanie listą płac stanowi kluczową funkcję biznesową. Koordynator płac to specjalista zatrudniony specjalnie do zarządzania procesem wynagradzania pracowników zgodnie z ustalonym harmonogramem. Obejmuje to zbieranie, przeglądanie i archiwizowanie kart czasu pracy, sprawdzanie dokładności procesu raportowania czasu pracy oraz zapewnianie odpowiednich upoważnień do wypłaty regularnych wynagrodzeń i wszelkich nadgodzin. Docelowo koordynator jest odpowiedzialny za pakowanie płatności i dostarczanie jej pracownikom. Cięcie czeków i zlecanie wpłat elektronicznych na konta bankowe pracowników to typowe sposoby finalizowania listy płac.
Chociaż firma jest mała i ma ograniczoną liczbę pracowników, koordynator płac często może ręcznie zarządzać procesem płac. Obliczenia czasu są przechowywane w finansowym arkuszu kalkulacyjnym, czeki są wykonywane wewnętrznie, a płatności podatkowe są dokonywane za pośrednictwem bezpośredniego konta biznesowego w urzędzie podatkowym. Gdy tylko firma osiągnie określoną pojemność, zarządzanie płacami w ten sposób staje się niemożliwe. Koordynator płac na następnym poziomie jest odpowiedzialny za uruchomienie pewnego rodzaju oprogramowania płacowego lub współpracę z firmą zajmującą się przetwarzaniem płac. Zadania są w zasadzie takie same, z wyjątkiem tego, że cały system jest skomputeryzowany.
Wraz ze wzrostem liczby pracowników rosną również potrzeby w zakresie zarządzania płacami. W zależności od struktury operacyjnej firmy, można oczekiwać od koordynatora wynagrodzeń prowadzenia księgowości świadczeń należnych pracownikom, takich jak skumulowane składki na plan emerytalny. Można mu powierzyć śledzenie i realizowanie zwrotu kosztów oraz odpowiadanie na pytania pracowników dotyczące ich stawki płac i inne kwestie. Koordynator będzie współpracował z personelem księgowym i kadrowym w celu realizacji tych zadań pomocniczych lub czasami, w zależności od okoliczności, zastępuje dedykowany personel w tych działach.