Rejestrator hrabstwa zazwyczaj odpowiada za prowadzenie publicznych rejestrów działań i transakcji zgodnie z nakazem władz lokalnych, stanowych, regionalnych i krajowych. W niektórych krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych, te działania i transakcje są rejestrowane przez rządy na poziomie hrabstwa. Rejestrator hrabstwa może zostać wyznaczony lub wybrany do obsługi różnych dokumentów, które składają się na akta dla określonej społeczności. Biuro to obsługuje wiele różnych rodzajów dokumentów. Chociaż urzędnik okręgowy i rejestrator mogą pełnić podobne funkcje lub nawet być połączeni w jednym biurze, każdy urząd ma swoje odrębne obowiązki.
W zależności od lokalnych przepisów, stanowisko rejestratora hrabstwa może zostać obsadzone w drodze wyborów lub mianowania przez jakiś wyższy organ rządowy. W niektórych powiatach protokolant i urzędnik powiatowy mogą pracować w tym samym urzędzie lub nawet być pojedynczą osobą w mniejszych miejscowościach i gminach. W większych miastach może mieć setki pracowników, którzy pomagają w przetwarzaniu dużej liczby rejestracji, licencji i innych dokumentów prawnych obsługiwanych przez biuro. Inne dokumenty, którymi może zajmować się biuro rejestratora hrabstwa, obejmują oświadczenia, zastawy mechaników, pomiary gruntów, zrzuty wojskowe i różne rodzaje dokumentów korporacyjnych.
Rodzaje czynności prawnych i transakcji, które są zwykle rejestrowane przez rejestratora hrabstwa, obejmują sprzedaż lub zakup nieruchomości, różne czynności prawne między niektórymi stronami, licencje małżeńskie i wiele innych rodzajów dokumentów prawnych, które wymagają oficjalnego zapisu. Może również przeglądać i rejestrować wszystkie zastawy, hipoteki i czyny. Ponieważ nie dotyczą one zawartości dokumentu, rejestrator zazwyczaj nie musi wiedzieć nic o przetwarzaniu czynów, pożyczek lub innych podobnych dokumentów. Rejestratorzy hrabstw zazwyczaj rejestrują transakcje dotyczące nieruchomości, tytuły własności gruntów i tablice gruntów. Osoba na tym stanowisku jest również odpowiedzialna za pobieranie wszelkich opłat związanych z obsługą tych dokumentów.
W niektórych rejonach rejestrator okręgowy może nie być tym samym, co urzędnik okręgowy. W niektórych mniejszych powiatach i rejonach urząd urzędnika powiatowego i kanclerza powiatu może w rzeczywistości pełnić ta sama osoba. Osoba na tym stanowisku może być również odpowiedzialna za pobieranie wszelkich opłat stanowych lub lokalnych wymaganych do wydania dokumentu. Chociaż te dwa stanowiska mogą być łączone w niektórych miastach lub miejscowościach, istnieją pewne różnice w obowiązkach każdego urzędu. Na przykład urzędnik okręgowy może być odpowiedzialny za zorganizowanie i nadzorowanie wyborów, podczas gdy rejestrator nie może.