Rejestrator kolegium jest odpowiedzialny za przestrzeganie wymogów rejestracji i immatrykulacji w kolegium lub na uniwersytecie. Wiąże się to z szeregiem różnych codziennych obowiązków, oprócz pracy z innymi pracownikami w dziale rejestracji i zazwyczaj nadzoru nad nimi. Rejestrator uczelni zazwyczaj posiada tytuł magistra administracji akademickiej, a także posiada duże doświadczenie w pracy w działach rejestracji i planowania uczelni.
Jednym z obowiązków rejestratora kolegium jest współpraca z dziekanami różnych wydziałów akademickich w ramach kolegium w celu określenia wymagań edukacyjnych wymaganych do ukończenia studiów w ramach każdego programu studiów. Rejestrator opracowuje również harmonogram kursów, wraz z innymi członkami działu rejestracji. Opracowuje również procedury do zastosowania w dziale rejestracji i zapewnia, że procedury te są pomyślnie przestrzegane. Rejestrator może również pomóc w ustaleniu wymagań dla studentów chcących wstąpić do college’u.
Rejestrator przy pomocy pozostałych pracowników nadzoruje rejestrację nowych przedmiotów na każdy semestr uczelni. Wiąże się to z wyborem zajęć, które będą oferowane w każdym semestrze. Rejestrator wraz z wydziałem może następnie przydzielić salę i lokalizację dla klas, aby zapewnić najbardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni.
Kiedy uczeń ukończył pracę na kursie i poprosi o pozwolenie na ukończenie studiów i otrzymanie jego dyplomu, obowiązkiem rejestratora kolegium jest sprawdzenie dokumentacji ucznia i upewnienie się, że spełnił wszystkie wymagania. Obejmuje to wymagania dotyczące kursu, wymagania uniwersyteckie, uzyskane stopnie i obowiązki finansowe. Ważne jest, aby rejestrator na uniwersytecie był uczciwy i etyczny oraz pozwalał na ukończenie studiów tylko tym studentom, którzy na to zasłużyli.
Dział rejestratora kolegium jest również odpowiedzialny za sporządzanie odpisów i weryfikację immatrykulacji po odejściu studenta z uczelni. Uczeń może zażądać tych informacji podczas ubiegania się o przyjęcie do szkoły wyższej lub pracy i ważne jest, aby te rejestry były dokładne i łatwo dostępne. Z tego powodu rejestrator może często pracować nad opracowaniem nowych systemów efektywnego prowadzenia dokumentacji na uniwersytecie. Ponadto sekretarz może dostarczyć dane statystyczne dotyczące wjazdu i immatrykulacji studentów do innych kolegiów i uniwersytetów, a także władz i rad oświatowych. Urzędnik stanu cywilnego to wymagająca praca na wysokim szczeblu, która wymaga dużej odpowiedzialności i dbałości o szczegóły.