Księgowość jednorazowa to prosty system księgowy, w którym każda transakcja jest księgowana w jednym wierszu. Dziennik lub wyciąg księgowy jest zwykle używany do rejestrowania zapisów pieniężnych, które występują w przypadku jednorazowych uznań lub obciążeń. Księgowość jednorazowa jest często porównywana do księgi czekowej lub zwykłego sprawozdania finansowego.
W prostych systemach księgowych często stosuje się nawiasy w celu odzwierciedlenia transakcji ujemnych, takich jak wypłaty lub płatności. Przychodzące pieniądze, takie jak płatności lub kredyty, nie są otoczone nawiasami. Nawiasy to prosty sposób na rozróżnienie między wydawanymi pieniędzmi lub wydatkami a deponowanymi pieniędzmi, zwanymi przychodami.
Przychody i wydatki można sumować według tygodnia, miesiąca, a nawet roku za pomocą dowolnego systemu jednokrotnego wpisu. Mimo że nazywa się go jednorazowym, istnieje więcej niż jedna metoda tego systemu księgowego. Ważne jest, aby wszystkie informacje dla każdego wpisu były zapisywane w jednej linii, aby można było uznać to za księgowanie jednostanowiskowe.
Powszechną formą zapisu pojedynczego wpisu jest użycie jednego wiersza dla wszystkich szczegółów dla każdej transakcji, w tym daty, opisu, kwoty itp. Każdy wiersz jest rejestrowany w ten sam sposób w całym zestawieniu księgowym. Ten rodzaj rejestracji z jednym wpisem nie rozdziela przychodów i wydatków według kolumn lub nagłówków. Jeśli wymagane są sumy dotyczące przychodów i wydatków, należy je obliczyć, oddzielnie je zestawiając.
Inna forma prowadzenia ksiąg jednorazowych oddziela przychody i koszty poprzez tworzenie oddzielnych kolumn w zestawieniu. Każdy zarejestrowany wpis zawierałby datę, opis i kwotę jako przychód lub wydatek z kolumną dla każdego pola. Nierzadko zdarza się, że kolumny są dodawane dla określonych kategorii. Przykłady tych kolumn obejmują podatki, czynsz i inne tego typu pozycje, które są rutynowo rejestrowane w wyciągach księgowych.
Niezależnie od liczby kolumn na wyciągu, do zarejestrowania każdej transakcji nadal używany jest jeden wiersz. Kolumny umożliwiają uporządkowanie różnych szczegółów wydatków lub depozytów. W ten sposób można sumować określone kategorie, a także określić saldo końcowe wyciągu.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niezbędne do zapewnienia zorganizowanego zarządzania finansami. System pojedynczego wpisu jest preferowaną metodą dla wielu małych firm i prowadzenia księgowości osobistej ze względu na prostotę systemu. Tej metody prowadzenia ksiąg rachunkowych można się szybko nauczyć bez intensywnych szkoleń lub profesjonalnego nadzoru. Prowadzenie ksiąg jednorazowych to prosty i prosty sposób na prowadzenie dokumentacji finansowej na podstawowym poziomie.