Jaka jest różnica między dziennikiem a księgą?

Dziennik i księga to dwa rodzaje ksiąg, które są rutynowo wykorzystywane w procesie księgowania. Uważane za klucz do tak zwanej rachunkowości podwójnego zapisu, każda z tych ksiąg służy określonym celom w ramach ogólnego procesu prowadzenia dokładnych zapisów finansowych. Chociaż wiele transakcji księgowanych w obu tych księgach jest takich samych, istnieją kluczowe różnice w celu i funkcji każdej z tych ksiąg rachunkowych.

Jedną z podstawowych różnic między dziennikiem a księgą jest to, kiedy są one wykorzystywane w procesie księgowym. Dziennik służy jako księga rachunkowa, w której transakcja jest wprowadzana po raz pierwszy do systemu księgowego, przy czym transakcja jest często nazywana zapisem pierwotnym. W dalszej części procesu ta sama transakcja zostanie zaksięgowana jako wpis w księdze, gdzie ten wpis zostanie umieszczony w stosunku do innych wpisów do celów oceny i analizy.

Kolejną ważną różnicą między dziennikiem a księgą jest kolejność zapisów w ewidencji. Dzienniki są zawsze ułożone w porządku chronologicznym, co bardzo ułatwia identyfikację transakcji związanych z danym dniem roboczym, tygodniem lub innym okresem rozliczeniowym. Natomiast układ zapisów w księdze ma więcej wspólnego z grupowaniem podobnych transakcji w określone konta w celu oceny danych do wewnętrznych celów finansowych i księgowych.

Różne cele dziennika i księgi oznaczają również, że każda księga ma inną strukturę. Dziennik często zawiera krótki opis transakcji, w tym datę i umieszczenie kwoty transakcji w kolumnie debetowej lub kredytowej. Nie ma próby zbilansowania transakcji zarejestrowanych w dzienniku. Natomiast zapisy na kontach w księdze muszą być zawsze zbilansowane.

Istnieje pewna różnica zdań co do korzystania zarówno z dziennika, jak i księgi. Jedna szkoła twierdzi, że prowadzenie obu ksiąg rachunkowych zwiększa możliwość zidentyfikowania błędów księgowania, co może być bardzo przydatne, gdy konta w księdze nie są bilansowane. Ponadto czasopismo jest często chętniej przyjmowane jako dowód w sądzie, ze względu na prosty proces rejestrowania transakcji w porządku chronologicznym. Inne podejście zakłada, że ​​prowadzenie dziennika jest opcjonalne, podczas gdy prowadzenie księgi rachunkowej ma kluczowe znaczenie dla zadania śledzenia transakcji finansowych firmy, w tym w zakresie organizacji rachunków, aby można było dokładnie naliczać i płacić podatki.