Dotacje kategoryczne to dotacje, które są przeznaczone do wykorzystania w określonych celach i zwykle wymagają pewnego rodzaju programu dopasowującego, aby odbiorca mógł skorzystać z dotacji. Rządy krajowe często stosują to podejście jako środek do konstruowania programów dotacji, które pomagają stanom lub prowincjom z określonymi programami administrowanymi na poziomie lokalnym. Aby otrzymać dotację kategoryczną, państwo musi spełnić wszystkie warunki związane z wnioskiem o dotację i samodzielnie zapewnić określony procent środków, aby zrównać się ze środkami przekazanymi w ramach programu dotacyjnego.
Grant kategoryczny różni się od podobnego typu programu grantowego, znanego jako grant blokowy. W przypadku grantów blokowych fundusze są przyznawane i mogą być wykorzystane na szereg lub blok różnych projektów, przy czym odbiorca podejmuje decyzje o tym, jaka część pieniędzy z grantu zostanie ostatecznie przeznaczona na każdy z tych projektów, które są sklasyfikowane w dość szerokich grupach, takich jak ogólne administracja lub organy ścigania. W przeciwieństwie do tego, dotacja kategoryczna wymaga, aby tylko projekty, które zostały określone w momencie składania wniosku o dotację, mogą być finansowane z wpływów z dotacji. W wielu krajach wdrożone są rygorystyczne procesy i procedury, które umożliwiają kontrolę wykorzystania środków z dotacji i upewnienie się, że faktycznie trafiają one bezpośrednio do zatwierdzonych projektów.
Strukturyzacja podziału środków uzyskanych w ramach dotacji kategorycznej może wiązać się z włączeniem tak zwanej podstawy projektu lub podstawy formuły. Na podstawie projektu stany lub prowincje muszą konkurować o pieniądze z dotacji przeznaczone na określone cele, przy czym każda jurysdykcja jest odpowiedzialna za złożenie wniosku, który przekonuje administratorów dotacji, że projekt mieści się w zakresie wymagań dotacji i że istnieją przekonujące powody dlaczego ten projekt powinien otrzymać część dostępnych pieniędzy z dotacji. W przeciwieństwie do tego, formuła bazowa korzysta z określonej kalkulacji, która służy do określenia, jaki procent dostępnych środków jest ostatecznie przyznawany wszystkim projektom zatwierdzonym przez administratora dotacji.
Dotacja kategoryczna, która opiera się na podstawie projektu lub formuły, może być wykorzystana do zapewnienia dodatkowego finansowania dla wielu różnych programów, które ostatecznie pomagają w świadczeniu podstawowych usług w społeczności. W przeszłości z dotacji tego typu finansowane były programy związane z edukacją młodzieży, zapewnieniem opieki zdrowotnej obywatelom niepełnosprawnym lub emerytom o stałych dochodach, a nawet programy, które pomagają w dostarczaniu żywności gospodarstwom domowym o trudnej sytuacji ekonomicznej. W takich krajach, jak Stany Zjednoczone, Wielka Brytania, Kanada i inne kraje na całym świecie, stosowanie kategorycznego podejścia do dotacji nadal jest realnym sposobem wspierania tego typu inicjatyw.