Certyfikat zasiadania to dokument wymieniający funkcjonariuszy korporacji i zajmowane przez nich stanowiska. Takie dokumenty są zwykle przygotowywane przez sekretarzy firmy i zgodnie z prawem muszą być udostępniane obywatelom. Osoby, które chcą uzyskać informacje o podmiotach zasiedziałych w korporacji, mogą poprosić sekretarza o kopię certyfikatu zasiedziałego. Informacje te są aktualizowane w miarę potrzeb, aby odzwierciedlić reorganizację firmy, a także są składane do organów nadzoru rządowego w celu informowania ich o działalności firmy.
Termin „zasiedziały”, oznaczający „urzędnik”, jest często używany w polityce, ale odnosi się również do członków kierownictwa firmy, takich jak prezes, dyrektor finansowy i dyrektor generalny. Struktura organizacyjna korporacji może być zróżnicowana, w wyniku czego zajmowane stanowiska nie zawsze są jednolite, a zakres obowiązków służbowych musi być spójny między dwiema osobami zajmującymi to samo stanowisko w różnych firmach.
Sekretarze korporacyjni są odpowiedzialni za prowadzenie dokumentacji korporacyjnej. Takie prowadzenie dokumentacji jest zwykle wymagane przez prawo, a praca sekretarza wspiera pracę innych funkcjonariuszy, którzy muszą składać dokumenty prawne i dostarczać informacji o wydarzeniach historycznych w korporacji. W przypadkach, gdy sekretarz jest uważany za osobę zasiedziałą, może być konieczne, aby inny funkcjonariusz kontrasygnował zaświadczenie o zatrudnieniu, aby było ono ważne. W przeciwnym razie podpis sekretarza jest jedynym potrzebnym na dokumencie.
Certyfikat zasiedziały zawiera po prostu nazwiska i stanowiska bez dodatkowych danych osobowych. Podobnie jak inne publiczne zgłoszenia, promuje przejrzystość, udostępniając informacje o tym, jak jest zorganizowana i prowadzona firma, zainteresowanym członkom społeczeństwa. Może to obejmować udziałowców, a także inne firmy i osoby zainteresowane sposobem prowadzenia działalności przez korporację. W przypadku reorganizacji lub nowego zatrudnienia, ludzie mogą poprosić o nową kopię certyfikatu zasiedziałego, aby uzyskać aktualne informacje o kierownictwie firmy.
Certyfikaty upoważnienia mogą być używane do wszystkiego, od ustalenia, kogo pozwać w sprawie prawnej, po dowiedzenie się więcej o wewnętrznej organizacji firmy. Inne publiczne zgłoszenia, takie jak prospekt, mogą być również przydatne do badania firmy. Informacje te nie są uważane za zastrzeżone i muszą być udostępniane na żądanie, bez względu na to, kto o to poprosi. Osoby proszące o informacje nie są również zobowiązane do ujawniania, dlaczego są zainteresowane lub w jaki sposób informacje zostaną wykorzystane.