Koszt stały i zmienny stanowią całkowity koszt firmy lub organizacji. Firma lub organizacja może oznaczyć większość kosztów jako koszty stałe lub koszty zmienne, w tym wynagrodzenia personelu, dostawy, czynsz oraz wszelkie inne zakupy lub rachunki. Koszty, które nie zmieniają się w zależności od ilości usługi lub liczby dostarczonych towarów, są kosztami stałymi, natomiast koszty zmienne mogą się zwiększać lub zmniejszać w zależności od ilości usługi lub wyprodukowanych towarów. Oba rodzaje kosztów są niezbędnymi względami podczas przeprowadzania analizy kosztów różnicowych.
Koszty, takie jak czynsz i pensje personelu, są kosztami stałymi, ponieważ nie zmieniają się w zależności od ilości wytworzonych usług lub towarów. Na przykład czynsz musi być zapłacony za wydzierżawioną witrynę sklepową, niezależnie od tego, ile sprzedaży ma firma. Podobnie robotnik fabryczny, który otrzymuje pensję lub stawkę godzinową, nie zarabia mniej lub więcej pieniędzy w oparciu o ilość towarów wyprodukowanych przez fabrykę. Czynsz i pensje to dwa wspólne koszty stałe, ale inne koszty, takie jak amortyzacja, również pasują do tej kategorii.
Koszty zmienne zazwyczaj obejmują materiały eksploatacyjne niezbędne do działania, przedmioty zakupione w celu odsprzedaży oraz inne pozycje kosztów, które różnią się w zależności od liczby sprzedaży, ilości świadczonej usługi lub ilości wyprodukowanych towarów. Na przykład jedzenie w restauracji jest kosztem zmiennym, ponieważ kwota wydana na składniki zależy od ilości jedzenia, które restauracja sprzedaje klientom. Przedmioty, takie jak pojemniki na wynos, również są kosztami zmiennymi.
Koszt może być czasami trudny do skategoryzowania, np. koszt energii elektrycznej. Jeśli produkcja fabryki wzrośnie, może ona zużywać więcej energii elektrycznej. Firma może oczekiwać, że zapłaci minimalną kwotę, niezależnie od liczby wyprodukowanych towarów, ale kwota może wzrosnąć w oparciu o produkcję, taką jak koszt zmienny. Firmy czasami używają terminu koszty mieszane, gdy pojawiają się trudności w rozróżnieniu między kosztami stałymi i zmiennymi. Przeprowadzanie niektórych rodzajów analiz finansowych może wymagać od firmy umieszczenia kosztu mieszanego w kategorii stałej lub zmiennej.
Dla właścicieli firm ważne jest rozróżnienie między kosztami stałymi i zmiennymi. Analiza kosztów różnicowych wymaga kategoryzacji kosztów i odmiennego traktowania poszczególnych decyzji finansowych. Kategorie te są wykorzystywane do różnych celów podczas analizy kosztów różnicowych, w tym analizy rentowności i wyceny krańcowej. Obliczenia progu rentowności są również bardzo powszechnym zastosowaniem dla kosztów stałych i zmiennych, ponieważ firmy muszą znaleźć próg rentowności, aby określić ilość usług, które muszą świadczyć, aby zapobiec utracie pieniędzy.