Nota księgowa to informacja dodawana do sprawozdania finansowego w celu wyjaśnienia lub rozwinięcia go z korzyścią dla czytelnika. Notatki księgowe można formatować i prezentować na wiele różnych sposobów. Większość programów księgowych posiada system do wprowadzania not księgowych, a ludzie mogą również wprowadzać notatki do ksiąg rachunkowych i innych zapisów prowadzonych ręcznie. Jeśli noty księgowe są obecne, ważne jest, aby je przejrzeć podczas badania zapisów księgowych, ponieważ mogą one dostarczyć ważnych informacji.
Podstawowy format prowadzenia dokumentacji księgowej jest dość sztywny. Może to stworzyć sytuacje, w których są potrzebne informacje, ale nie ma dogodnego miejsca do ich umieszczenia. W takich przypadkach nota księgowa służy do przekazywania informacji w sposób zrozumiały dla czytelników. Notatki te są prezentowane wraz z resztą konta, dzięki czemu mogą być brane pod uwagę przez osoby przeglądające konto.
Notatki księgowe mogą dostarczać informacji kontekstowych, które ułatwiają zrozumienie zapisów księgowych. Może wyjaśniać lub rozszerzać daną informację, tak aby czytelnik zrozumiał, dlaczego jest ona dołączona i jak księgowy dotarł do danej liczby. Może również dostarczać informacji o zmianach warunków, które mogą mieć wpływ na zapis księgowy. Podczas tworzenia zapisów księgowych ludzie decydują, czy dodatkowe informacje są istotne lub ważne, i mogą zdecydować się na dodanie notatki księgowej, aby przekazać te informacje w razie potrzeby.
Innym zastosowaniem notatki księgowej może być system księgowy używany przez dużą firmę, w którym wiele różnych osób ma dostęp do zapisów i musi być w stanie przekazywać informacje. Notatki mogą służyć do śledzenia interakcji z określonymi klientami lub firmami oraz do dostarczania podstawowych informacji, które mogą być przydatne dla osób z innych działów. Na przykład rekord klienta może zawierać notatkę księgową stwierdzającą, że klient pracuje nad planem płatności, aby uzyskać aktualny lub że część konta klienta została wybaczona i nie jest już uważana za zaległą.
Czasami wpis księgowy jest oznaczony małym indeksem górnym, który odpowiada przypisowi znajdującemu się na dole lub na końcu raportu. W innych przypadkach notatki księgowe można wprowadzać w tym samym wierszu co wpis, aby były lepiej widoczne. Notatki księgowe mogą również zapewnić przydatny kontekst historyczny; historycy czerpią znacznie więcej z opatrzonych adnotacjami ksiąg rachunkowych niż zwięzłe zapisy księgowe.