Księgi pomocnicze to specjalne dzienniki lub księgi, w których pierwsze lub oryginalne zapisy transakcji są dokonywane przed zaksięgowaniem na odpowiednich kontach. Nazywa się je księgami pomocniczymi, ponieważ są to oddzielne księgi, które klasyfikują dochody i obciążenia we właściwych obszarach, zanim zostaną dodane do ksiąg głównych lub głównych. Zapis księgowy dokonywany w ewidencji pierwotnej stanowi źródło informacji do wykorzystania przy budowaniu określonych ostatecznych kont księgowych. Rekordy pierwotne mają wiele nazw, które obejmują księgę wpisów pierwotnych, księgi wpisów pierwotnych, rekordy pierwotne i wiele innych, które opisują ich funkcję.
Najpopularniejszymi rodzajami pomocniczych ksiąg rachunkowych są księgi zakupów, które służą do ewidencjonowania wszystkich dokonanych zakupów kredytowych. Księga sprzedaży, która pokazuje wszystkie sprzedaże kredytowe oraz księga kasowa, w której rejestrowane są wszystkie otrzymane i zapłacone gotówki. Książka zwrotów zakupów rejestruje wszystkie zakupy, które zostały zwrócone dostawcy, a także księga zwrotów sprzedaży, która wskazuje wszystkie zwrócone przedmioty sprzedane. Istnieje również książka otrzymanych rachunków, która pokazuje wszystkie zapłacone rachunki, wraz z książkami rachunków do zapłacenia, które pokazują wszystkie zapłacone rachunki, takie jak prąd. Książki końcowe to czasopisma główne lub odpowiednie księgi pomocnicze czasopisma, które nie wymagają wpisu do minidzienników.
Istnieje wiele zalet korzystania z różnych ksiąg pomocniczych do różnych wpisów, zamiast umieszczania ich tylko w jednym dzienniku. Pierwszą zaletą jest to, że pomaga zachować zwięzłość ewidencji — niemożliwe jest zarządzanie każdą transakcją w księdze głównej w momencie jej wystąpienia.
Kolejną zaletą korzystania z pomocniczych ksiąg rachunkowych jest łatwe śledzenie transakcji i uniknięcie bałaganu, który powstałby, gdyby wszystkie różne informacje znajdowały się w jednym miejscu. Oddzielone informacje oszczędzą konieczności podawania rozbudowanych szczegółów transakcji i sprawiają, że przyszłe referencje są łatwe i proste. Podstawowe zapisy są klasyfikowane zgodnie z charakterem transakcji.
Trzecią zaletą jest to, że księgi pomocnicze ograniczają przypadki oszustw. Wpisy do dziennika są dokonywane w porządku chronologicznym, co oznacza, że daty następują po sobie i obejmują szczegółowe księgowania na innych kontach. Oznacza to, że manipulowanie wszystkimi zaangażowanymi książkami jest prawie niemożliwe, ale jeśli to się stanie, wykrycie jest dość proste.
Księgowanie w ewidencji pierwotnej może być przypisane do różnych księgowych, dzięki czemu jest dokładne i szybsze na etapie przetwarzania księgowości. Każdy urzędnik odgrywa swoją rolę i przekazuje akta innym do dalszego przetwarzania i uzgodnienia. To również eliminuje możliwości oszustw w firmach. Aby skutecznie popełnić oszustwo i je ukryć, potrzeba więcej niż jednego urzędnika.
Wreszcie, pierwotne zapisy wskazują oddzielne transakcje o podobnym charakterze, dzięki czemu każda potrzebna analiza jest wygodna. Oszczędza to czas i wiele innych zasobów. Dokładność ewidencji jest również znacznie zwiększona, ponieważ odgrywają one dużą rolę w określaniu kondycji finansowej poszczególnych firm.